Merchandising para eventos corporativos: acierta el 90 por ciento de las veces

Cuando ya has decidido encargar merchandising para eventos corporativos, la elección del proveedor se juega en las preguntas que hagas antes de cerrar el pedido. Si sabes qué preguntar y qué respuestas te deben dar por escrito, descartas en dos correos al proveedor que va a incumplir tu fecha y te quedas con el que te va a entregar lo prometido. Esta guía de decisión reúne esas preguntas, las señales de alarma que delatan a un proveedor problemático y los criterios para decidir con criterio, no a ciegas.

Antes de nada: define qué necesitas pedir

No puedes comparar proveedores si no sabes todavía qué vas a pedir. Si te falta esa pieza, échale un vistazo a nuestra guía del merchandising para eventos corporativos, donde contamos cómo se reparte el presupuesto entre el regalo para invitados, la ropa del equipo anfitrión y los detalles corporativos del evento.

Para esta guía asumimos que ya lo tienes claro: el objetivo de este artículo es el paso siguiente, contratar bien.

Las seis preguntas que debes hacer antes de contratar

Con estas preguntas cubres el 90 por ciento de los problemas que aparecen después. Pedimos que te las respondan por escrito, no de palabra.

1. ¿La prenda llega ya personalizada o el marcaje va aparte? Si el proveedor te vende artículos promocionales y luego subcontrata el marcaje, aparecen cuellos de botella que no ves hasta que es tarde. Cuando un único proveedor distribuye y marca, la responsabilidad es una sola y no hay excusas cruzadas si algo falla.
2. ¿Qué técnica de marcaje recomiendan para mi logo y mi prenda? Un logo a una tinta sobre camiseta pide serigrafía; un diseño a todo color pide DTF; un polo o una gorra de regalo piden bordado. Si el proveedor te ofrece la misma técnica para todo, es que no ha mirado tu diseño.
3. ¿Cuál es el pedido mínimo y cómo se cuenta? Los pedidos por cantidad empiezan, según el producto, desde 25 o 50 unidades. Aclara si ese mínimo se refiere al modelo, al color o al pedido completo, porque cambia cómo agrupas tallas y colores.
4. ¿Qué pasa con las tallas? En un evento empresarial casi siempre faltan tallas de alguna persona. Pregunta si puedes repartir el mismo pedido entre tallas de hombre, mujer y niño, y si el mínimo lo permite tal como has contado el pedido.
5. ¿Puedo ver mi logo sobre la prenda antes de fabricar? Pedir una previsualización es una de las formas más baratas de evitar sorpresas: un logo que queda bien en una web puede quedar pequeño o perderse en una prenda oscura.
6. ¿Qué necesitas de mí para empezar? El formato del logo importa. Un archivo vectorial (SVG o PDF) se adapta a cualquier tamaño; un JPG con poca resolución limita el marcaje. Pídelo de partida, no a última hora.

En Fun Fashion, la primera pregunta no existe porque la respuesta está en nuestro modelo: somos distribuidor oficial de textil y marcamos en nuestros talleres en Madrid, así que la prenda llega siempre personalizada y sin intermediario entre el catálogo y la producción.

Señales de alarma al elegir proveedor

• Cierra la fecha antes de enseñarte nada. Si aceptan tu evento sin preguntarte cuándo se celebra, están vendiendo antes de comprobar que pueden cumplir.
• Te dan un precio sin saber cantidad, prenda ni técnica. El precio de un pedido de merchandising depende de la cantidad, del número de tintas o del tamaño del bordado, de las posiciones de marcaje, de la gama y del color de la prenda. Un precio cerrado sin esos datos es una cifra inventada.
• Te venden cualquier artículo para tu logo. Si tu evento necesita camisetas, sudaderas, gorras o bolsas de tela, mejor un proveedor con catálogo textil de verdad (más de 2.000 modelos en nuestro caso) que uno que te cuela lo que tiene en almacén.
• Confunden tu marca con la suya. Si nadie te pregunta por tu paleta de colores o tu estilo, el regalo de bienvenida puede salir bonito pero ajeno a tu marca.
• No distinguen regalo de uniforme. El merchandising de presentación de producto, el detalle para el congreso y la ropa del equipo no se eligen igual: una prenda que se lleva a casa puede ser más sencilla que una que se pondrá delante de tus clientes cada día.

Criterios de decisión: cómo comprobar cada requisito

Esta tabla resume lo que necesitas verificar y cómo hacerlo, con la pregunta exacta que filtra al proveedor.

Quién escribe el pedido: tú o el proveedor

Un detalle que marca la diferencia entre agencias y empresas que organizan su propio evento: en el primer caso, el proveedor tiene que darte un precio que puedas cobrar a tu cliente, con la técnica y la prenda documentadas. Si eres agencia, te puede ayudar nuestro artículo sobre cómo elegir el método para presupuestar merchandising a un cliente. Si organizas el evento desde tu empresa, basta con que el presupuesto detalle cada línea: prenda, técnica, posición, cantidad y tallas.

Para no pagar de más, conviene saber qué abarata un pedido: subir de tramo de cantidad (+50, +150, +500 y +1.000 unidades), reducir tintas, simplificar posiciones de marcaje o elegir una gama de prenda distinta. Y dónde no conviene recortar: en la calidad del archivo del logo y en el marcaje de las prendas que va a usar tu equipo delante de los invitados.

Si el proceso te da respeto porque es tu primera vez, puedes verlo desglosado en la revisión de las fases del proceso del merchandising personalizado, paso a paso.

Los pasos siguientes, en orden

1. Reúne tu logo en vectorial (SVG o PDF) y, si no lo tienes, la mejor imagen que tengas.
2. Define cantidad aproximada, tallas previstas y fecha del evento.
3. Envía los tres datos y pide presupuesto detallado por escrito.
4. Pide ver tu logo sobre las prendas candidatas antes de confirmar.
5. Confirma pedido, modelo, tallas y recogida en Fuenlabrada o envío a tu sede, esté donde esté en España.

Cuando llegue el momento de decidir entre modelos, gana mucho tiempo ver tu logo ya colocado sobre las prendas candidatas, camisetas, sudaderas, gorras o bolsas, antes de pedir presupuesto. Puedes hacerlo ahora mismo: sube tu logo y comprueba cómo queda sobre los productos que te interesan, sin registro, y desde ahí pásalo todo al presupuesto.

Artículos relacionados

• Merchandising de evento: qué opciones y cuánto cuestan

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer merchandising para un evento sin equivocarme con el proveedor?

Pide por escrito la técnica de marcaje recomendada, el mínimo del producto, la confirmación de tu fecha y una previsualización del logo sobre la prenda. Un proveedor que responde a esas cuatro cosas con detalle es un buen candidato.

¿Qué hago si mi logo solo está en JPG y no en vectorial?

Envía la imagen con la mayor resolución posible y deja que el proveedor valore si sirve para la técnica elegida. Si tu logo va a ir bordado o en serigrafía, merece la pena pedir a tu diseñador la versión vectorial, porque admite cualquier tamaño sin perder calidad.

¿Se pueden mezclar tallas de hombre y de mujer en el mismo pedido?

En muchos modelos sí, con tallas de hombre, mujer y niño. Aclara al proveedor el reparto previsto, porque la forma de contar el pedido mínimo afecta a cómo agrupas colores y tallas.

¿Qué pasa si después del evento necesito repetir alguna prenda?

Puedes repetir un pedido con el mismo marcaje mientras el modelo siga disponible en el catálogo. Por eso conviene anotar el modelo y la técnica usados, para que la reposición salga idéntica.