Merchandising para festivales: cuánto tarda y cómo funciona el proceso

Preparar el merchandising para festivales funciona en seis fases que van del diseño de las prendas al reparto en el recinto, y el tiempo total depende sobre todo de la cantidad y de las decisiones que retrasen el arranque. Te contamos qué ocurre en cada etapa y dónde se suele perder tiempo.

Este artículo se centra en el proceso y en su duración. Si buscas las prendas concretas (la camiseta del cartel, la sudadera, la bolsa), tienes cómo montar el merch de un festival de música con ejemplos de prendas en la guía principal del tema, y si lo que quieres es elegir proveedor, hay otro artículo con las preguntas que conviene hacer antes de contratar. Aquí vamos al grano: fases, qué pasa en cada una y un resumen de la duración total al final.

Las 6 fases del merchandising para festivales

1. Definir las prendas y las cantidades de cada modelo.
2. Cerrar el diseño y preparar el logo en vectorial.
3. Comprobar la prenda base en el catálogo del distribuidor.
4. Pedir y confirmar el presupuesto con el proveedor.
5. Marcar la prenda en los talleres de estampación o bordado.
6. Recoger el pedido y planificar el reparto en el evento.

Ahora, cada fase por dentro.

Fase 1: decidir qué se vende y cuántas unidades de cada cosa

Antes de hablar con nadie, el equipo del festival necesita cerrar la lista de prendas. Lo habitual es un surtido corto: camisetas de festival con el cartel en la espalda, sudaderas para la noche, gorras y bolsas de tela como artículo de precio bajo. En un concierto pequeño puede bastar una sola referencia; en un festival grande, tres o cuatro con niveles de precio distintos.

La cantidad de cada modelo depende del aforo y de si el festival es de un día o dura un fin de semana. En nuestra experiencia, el error típico de esta fase es sobreestimar las tallas grandes y subir el pedido de más por miedo a quedarse corto: conviene repartir el riesgo entre varios modelos en lugar de engordar uno solo.

También conviene tener claro desde aquí que el pedido es por cantidad: la prenda se entrega siempre personalizada, sin stock sin marcar para improvisar. Si el festival no llega al mínimo por producto, se agrupa en un solo modelo o se reduce el surtido.

Otra lectura relacionada: nuestro artículo sobre cómo se hacen camisetas para el equipo de un festival.

Fase 2: cerrar el diseño y preparar los archivos

El diseño es la fase que más tiempo se come cuando no se planifica. El cartel del festival, el nombre en la espalda y los gráficos de cada modelo deben quedar cerrados y aprobados por la dirección antes de pasar a producción. Los cambios de última hora en el cartel afectan a todas las prendas a la vez.

Para estampar con calidad, el logo funciona mejor en vectorial (SVG o PDF). Si solo existe en JPG o PNG, cuanto mayor sea la resolución, mejor, porque el archivo hay que retrabajarlo y eso añade trabajo. Un consejo práctico: los colores del cartel en pantalla y en tinta no coinciden siempre, así que es el momento de decidir si el diseño lleva pocos colores sólidos o si va a todo color, porque esa decisión condiciona la técnica de la fase 5.

Fase 3: elegir la prenda base en el catálogo

El festival no compra una prenda genérica: elige de un catálogo. En Fun Fashion hay más de 2.000 modelos y más de 20.000 referencias contando colores y tallas, de marcas como Fruit of the Loom, Gildan o Kariban, con tallas de hombre, mujer y niño en muchos modelos. Esta fase es rápida si ya sabes qué gama quieres, y puede alargarse si el surtido no está definido o vaciláis entre modelos.

Aquí conviene decidir también la estrategia de colores: en la tienda de merchandising del festival, la camiseta negra con el cartel suele ser la que más se vende, pero tener una segunda prenda en color claro da juego de día. El algodón orgánico es una opción disponible si el festival tiene discurso de sostenibilidad.

Fase 4: pedir el presupuesto y confirmar

Con prendas, cantidades y diseño cerrados, llega el presupuesto. En Fun Fashion se cuenta lo que necesitas por formulario, teléfono o correo, se propone la prenda y la técnica y se recibe un presupuesto sin compromiso, con precios de distribuidor por cantidad. Lo que hace variar ese precio son la cantidad (con tramos que mejoran al subir de volumen), el número de tintas o el tamaño del bordado, las posiciones de marcaje y la gama y el color de la prenda.

Este paso suele ser rápido. Lo que lo retrasa es volver a la fase 2 con cambios: cada reedición del diseño reabre el cálculo. Cerrar el diseño antes de pedir presupuesto es la mejor manera de no perder tiempo aquí.

Fase 5: producción en los talleres de Madrid

El marcaje se hace en los talleres de Fuenlabrada (Madrid). La técnica depende del diseño: serigrafía para tiradas con pocos colores y acabado duradero, DTF cuando el diseño lleva degradados o fotografía a todo color, bordado para gorras y sudaderas premium y sublimación para prendas de poliéster claras. Si el festival incluye objetos (botellas, por ejemplo), el DTF UV y la tampografía cubren las superficies rígidas.

En esta fase el trabajo es por volumen: cada unidad pasa por el marcaje con el diseño aprobado. Como Fun Fashion no fabrica ni confecciona prendas, sino que distribuye las de las marcas del catálogo y las marca en sus talleres, el control está en que el modelo elegido siga disponible en stock antes de arrancar. Por eso la fase 3 importa: si el modelo se descatalogó entre el presupuesto y la producción, hay que reelegir, y eso es tiempo perdido.

De qué depende el tiempo de esta fase, en concreto:

• La cantidad total de unidades a marcar.
• El número de tintas y de posiciones de marcaje por prenda.
• Cuántos modelos distintos entran en el pedido.

Fase 6: recogida o envío y reparto en el evento

El pedido terminado se recoge en C/ Paloma, 22, Polígono Los Gallegos de Fuenlabrada, o se envía a cualquier punto de España desde Madrid. Para un festival local, la recogida directa permite revisar el pedido antes de subirlo a la furgoneta; para un evento fuera de Madrid, el envío nacional resuelve la logística.

El último consejo de proceso: planifica el reparto en el recinto con el pedido ya cerrado, no al revés. Saber qué prenda va en qué caja y qué modelo se vende en cada horario (de día o de noche) evita caos el día del concierto y permite preparar el cambia y tallas con un pequeño remanente bien elegido, no con stock sin personalizar.

Cuánto tarda en total el merchandising de un festival

Sumando las seis fases, el tiempo total depende menos del taller y más de las decisiones de las fases 1 a 4. Con el diseño cerrado y el archivo en vectorial, el proceso avanza rápido; con cambios de cartel a mitad, se retrasa todo lo que venga después. La cantidad total y el número de modelos marcan la producción, así que un festival pequeño con un solo modelo y un festival grande con cuatro surtidos no trabajan igual.

Nuestra recomendación práctica: cierra el diseño cuanto antes, pide el presupuesto en cuanto tengas cantidades orientativas y reserva la margen para producir con calma. Un par de meses antes del evento es un buen punto de partida para un festival de aforo medio; si vas justo, reduce el surtido en lugar de apretar todas las fases.

Si estás organizando varios eventos a lo largo del año y quieres que el merch no se convierta en un peso cada primavera, te interesa planificar las campañas de merchandising en un calendario anual. Y si el festival lleva asociados artículos más delicados, como neceseres o packs con varios elementos, antes de pedirlos merece la pena leer cómo pedir neceseres personalizados sin errores, que te ahorra las dudas típicas de los pedidos de varios componentes.

Para ver todos los detalles del servicio y pedir presupuesto, tienes la página de merchandising personalizado de Fun Fashion: allí se explica cómo trabajamos con distribuidor oficial, catálogo y marcaje, y desde ella puedes solicitar tu presupuesto sin compromiso. En Fun Fashion llevamos más de diez años marcando textil para eventos, empresas y colectivos en nuestros talleres de Madrid, y cuando algo no te encaja (como el mínimo por cantidad) te lo decimos antes de que lo descubras en la factura.

Y para que el proceso empiece con buen pie: prueba gratis cómo queda tu logo antes de hacer el pedido. Subes el archivo y lo ves al momento sobre camisetas, sudaderas, gorras, bolsas y regalos, sin registro y sin que el logo salga de tu navegador. Es el paso previso perfecto para pedir presupuesto con las dudas resueltas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer merchandising para un festival cuando el cartel no está cerrado?

Es el caso más frecuente y el que más retrasa el pedido. Lo razonable es cerrar primero las prendas y las cantidades, pedir presupuesto con un diseño provisional y bloquear el archivo final del cartel cuanto antes: cada cambio reabre el cálculo y retrasa la producción en los talleres.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar el merchandising de un concierto?

Depende de la cantidad, del número de modelos y de que el diseño esté cerrado en vectorial. Con el diseño y las cantidades claros desde el principio, el proceso avanza con holgura; lo que más se retrasa son los cambios de diseño después del presupuesto. Encajar el arranque con margen respecto a la fecha del evento es lo que da tranquilidad.

¿Qué pasa si necesito camisetas de festival a todo color con el cartel?

Para diseños a todo color, con degradados o fotografía, la técnica que encaja es el DTF, que se transfiere a la prenda y vale para algodón, poliéster y mezclas. Para pocos colores sólidos, la serigrafía da un acabado muy duradero. En el presupuesto se propone la técnica según el diseño.