Cómo presupuestar merchandising para un cliente: qué método usar

Si te preguntas cómo presupuestar merchandising para un cliente, la respuesta corta es que hay cuatro caminos y no todos valen igual: la partida cerrada por cantidad es la más fiable, el cálculo manual sirve para bocetos rápidos, el precio genérico por unidad conviene poco y el pedido por tramos es el que más protege tu margen de agencia. Aquí comparamos los cuatro con criterios concretos y te decimos cuál encaja según tu caso.

Las cuatro formas de calcular un presupuesto de merchandising

Cuando una agencia, un departamento de marketing o un organizador de eventos necesita calcular coste de merchandising para presentarlo a un cliente o a dirección, suele elegir entre estas opciones:

• Presupuesto cerrado por partida: le pasas al proveedor el briefing completo (prenda, técnica, cantidad y logo) y te devuelve un precio por toda la partida. Es lo que hacemos en Fun Fashion con cada petición que nos llega por formulario, teléfono o correo.
• Cálculo manual con tarifa unitaria: tú estimas el precio de cada prenda multiplicando unidades por un precio unitario que sacas de un catálogo o de un presupuesto anterior.
• Precio genérico por unidad: pides un precio «de camiseta estampada» sin concretar prenda ni diseño, para tener una cifra orientativa.
• Presupuesto por tramos de cantidad: pides el mismo proyecto a varias cantidades, para ver cómo baja el precio por unidad y decidir si conviene subir la tirada.

La diferencia entre ellas no está solo en el resultado, sino en el riesgo que asumes cuando lo presentas a tu cliente. Vamos con la comparativa.

Tabla comparativa: qué método conviene en cada criterio

Por qué el precio genérico por unidad es la peor opción

Es tentador pedir «cuánto sale una camiseta con logo» y presentar esa cifra. El problema es que en merchandising textil el precio no depende de la prenda sola, sino de la cantidad, del número de tintas del diseño, del número de posiciones de marcaje, de la gama y del color de la prenda. Una camiseta de algodón orgánico en negro con serigrafía a dos tintas no cuesta lo mismo que una camiseta blanca básica a una tinta, aunque sean «una camiseta con logo».

Si presentas ese número genérico a tu cliente y luego el real sube, el margen de agencia que habías calculado se evapora. Es la partida que más disgustos da cuando llega la factura.

El briefing que evita presupuestos retocados

El error más común al pedir precio es mandar la mitad de la información. Un briefing de merchandising completo incluye:

• Prenda o artículos concretos (o al menos una gama: básico, medio o premium).
• Cantidad aproximada, aunque sea un rango.
• Logo o diseño, a ser posible en vectorial (SVG o PDF); si es JPG o PNG, con la mayor resolución disponible.
• Técnica prevista o, si no la sabes, un proveedor que la aconseje: en nuestro caso asesoramos sobre prenda y técnica entre serigrafía, DTF, sublimación, bordado, DTF UV y tampografía.
• Posiciones de marcaje (pecho, espalda, manga, nuca).
• Fecha límite de la campaña y punto de entrega.

Cuando falta uno de estos datos, el proveedor tiene que suponer, y cada suposición es una revisión de precio. Si el proyecto es de regalos corporativos, te interesa leer primero qué hace que un pedido de merchandising salga más económico sin perder calidad, porque afecta directamente al número que presentarás.

Pide siempre el mismo presupuesto a varias cantidades

Este es el consejo que más diferencia un presupuesto que se aprueba de uno que se aparata. Los pedidos por cantidad tienen tramos: a partir de las 50, de las 150, de las 500 y de las 1.000 unidades el precio por unidad baja. Si pides el proyecto solo para 100 unidades, no sabrás si subir a 150 compensa a tu cliente o te da más margen a ti.

Pedir el mismo diseño a 100, 150 y 300 unidades cambia la conversación con tu cliente: dejas de discutir un número y pasas a elegir entre escenarios. Es también la forma más limpia de defender el margen agencia merchandising, porque sabes el coste real en cada hipótesis.

Las partidas que casi todo el mundo olvida

En nuestra experiencia, los presupuestos que se descuadran no fallan por el precio de la prenda. Fallan por lo que nadie contó al principio:

• Las tallas: pedir tallas de hombre, mujer y niño reparte la misma cantidad entre más referencias y puede cambiar de tramo. Conviene recopilarlas antes de pedir precio, sobre todo en eventos y en pedidos de centro (colegios, peñas, carreras).
• El envío o la recogida: una partida de 300 unidades pesa y ocupa. Si el cliente está fuera de Madrid, la entrega a su sede es una partida más; si está en la zona, la recogida en Fuenlabrada la elimina.
• Las personalizaciones individuales: nombres, puestos o dorsales distintos en cada prenda son un trabajo distinto del marcaje en serie y van aparte.
• La reposición: si la campaña va a repetirse, pregúntate desde el principio si el modelo seguirá disponible. Si la respuesta depende del proveedor, pídela por escrito en el propio presupuesto.

Si tu proyecto entra en el terreno del artículo promocional más que en el del uniforme, la página de merchandising personalizado y artículos promocionales explica cómo se pide el precio y qué información conviene adjuntar. Y si dudas entre artículos, la comparativa de bolsas de tela para merch como artículo de coste bajo con gran rotación te da un criterio para completar la partida con algo que no encarece el conjunto.

¿Cuál elegir según tu caso?

• Agencia o estudio que factura proyecto: partida cerrada con briefing completo, más una hipótesis por tramos. Es la combinación que protege tu honorario y te da argumentos si el cliente quiere ajustar la tirada.
• Departamento de marketing interno con presupuesto fijo: por tramos de cantidad. Puedes presentar a dirección dos escenarios con el mismo diseño y justificar la elección.
• Organizador de evento o carrera: partida cerrada pero con márgenes de cantidad pactados por adelantado, porque las inscripciones se cierran tarde. Conviene decidir la prenda y el diseño primero y ajustar la tirada al final.
• Asociación, ONG o peña con presupuesto ajustado: por tramos también, y con artículos de coste bajo en la mezcla. Para elegir entre opciones según el contexto, tienes una comparativa de qué opción de merchandising conviene a cada tipo de organización sin ánimo de lucro.
• Creador o marca emergente que teme quedarse con stock: el mismo cálculo por tramos, pero comparando la tirada con tu canal de venta antes de comprometerte.

Un aviso honesto antes de cerrar: no vendemos prendas sin marcar ni unidades sueltas. Los pedidos son por cantidad, desde 25 o 50 unidades según el producto, y la prenda se entrega siempre personalizada. Si tu proyecto está por debajo de ese volumen, esta vía no es la adecuada y te lo diremos sin rodeos, porque un presupuesto que no se puede cumplir no sirve a nadie.

En Fun Fashion calculamos la partida con precios de distribuidor y prenda ya marcada desde nuestros talleres, con más de 2.000 modelos para elegir y presupuesto sin compromiso. Y si aún estás en fase de idea, un paso que ayuda mucho es ver el logo aplicado de verdad antes de pedir cifras: cuando el cliente ve cómo queda sobre la prenda, el presupuesto se aprueba con menos vueltas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer merchandising paso a paso para un cliente?

El orden que mejor funciona es: primero el briefing (prenda, cantidad, logo, técnica y fecha de campaña), después pedir el presupuesto por varias cantidades para tener escenarios, luego enseñar al cliente cómo queda el diseño sobre la prenda elegida y, por último, cerrar la partida con las tallas recopiladas y la entrega definida. Si el diseño aún no está maduro, da un paso atrás: no tiene sentido pedir precio para algo que va a cambiar de tintas o de posiciones, porque el presupuesto dejaría de valer.