Preventa de merch: cómo calcular tallas y unidades con 18 reservas

Una preventa de merch consiste en abrir un periodo de reservas de tus prendas antes de encargarlas al taller: el público reserva y paga su talla durante unas semanas, y con esas reservas decides cuántas unidades y de qué tallas produces. Sirve para lanzar merch sin quedarte con existencias y sin fabricar a ciegas.

Qué resuelve la preventa: producir sin stock a la espalda

El mayor riesgo de lanzar merch es el inventario. Si encargas 200 camisetas y vendes 80, el resto se queda en un armario, ocupado y pagado. La preventa invierte el orden: primero vendes, después produces. Cada reserva es una unidad confirmada y el listado final de reservas se convierte directamente en tu pedido.

Este artículo es la guía de partida del tema en el blog. En un artículo anterior ya explicamos cómo organizar la reserva de tu merch por fases o bajo demanda y qué modelo conviene a cada proyecto. Aquí nos centramos en la parte que viene después de decidir el modelo: traducir las reservas en un pedido de producción.

Cómo funciona una preventa, paso a paso

El proceso tiene cinco pasos. Ninguno es complicado, pero el orden importa.

1. Define el catálogo de la preventa. Unos cuantos artículos, no veinte: una camiseta, una sudadera y quizá una tote bag suelen bastar. Cuantas más opciones, más fácil es que la gente no decida.
2. Fija fechas de apertura y cierre. El cierre es lo más importante. Sin fecha límite, la gente pospone la reserva indefinidamente y tú nunca sabes cuándo puedes pasar a producción. Dos o tres semanas de ventana es lo habitual para creadores, bandas y peñas.
3. Recoge siempre la talla en el momento de la reserva. La reserva sin talla no sirve para calcular producción. Publica una guía de medidas: en el blog ya contamos cómo publicar una guía de tallas que evite devoluciones.
4. Cierra la preventa y consolida el listado. Suma las reservas por artículo, color y talla. Ese listado, ordenado, es prácticamente tu hoja de pedido.
5. Pasa a producción con ese listado. Aquí es donde un distribuidor con talleres de estampación y bordado en Madrid marca las prendas según tu diseño, en el modelo que hayas elegido del catálogo.

De las reservas al listado de tallas: el cálculo que decide tu pedido

Al cerrar la reserva tendrás algo parecido a: 73 camisetas negras (22 talla S, 26 M, 18 L, 7 XL) y 41 sudaderas (9 S, 14 M, 12 L, 6 XL). Ese reparto, en nuestra experiencia, rara vez es simétrico: casi siempre se concentra en tallas medianas, sobre todo en público joven, y las tallas pequeñas de sudadera suelen quedarse cortas frente a la camiseta.

El punto delicado es el redondeo. Los mínimos de producción por color y talla suelen obligar a ajustar. Lo que recomendamos es redondear hacia arriba en las tallas centrales (M y L), porque son las que más rotan si un día vendes fuera de la preventa, y hacia abajo o directamente descartar las tallas con dos o tres reservas, avisando antes de que la talla se agote.

Conviene pensar también en las prendas con datos variables. Si en tu merch cada camiseta lleva un nombre o un número, las reservas no se resumen en tallas: hay que cerrar el listado con cada persona y su texto, tal y como se hace con las equipaciones de un club, donde cada jugador lleva su dorsal. El mismo mecanismo sirve para merch de creadores con nombres personalizados.

Qué pasa si no llegas al mínimo de producción

Esta es la pregunta que más nos llega por teléfono. La personalización textil funciona con pedidos por cantidad: en la mayoría de modelos el mínimo parte de 25 o 50 unidades según el producto, y no se hacen prendas sueltas. Si tu preventa cierra con 18 reservas, no puedes producir todavía.

Tienes tres salidas razonables:

• Abrir una segunda fase de reservas con un nuevo plazo y avisar de que el envío será más tarde. Es la opción más limpia si el interés existe pero llegó tarde.
• Ampliar la tirada tú mismo hasta el mínimo y quedarte el excedente para vender más adelante. Muchas marcas emergentes hacen esto a propósito: la preventa les sirve de sondeo y el stock extra es mercancía futura.
• Unir tu pedido con otro lanzamiento, por ejemplo camisetas de un evento y sudaderas de la misma campaña, para que los volúmenes sumen.

Si te planteas llegar al mínimo con excedente, mira primero qué opción de producción te conviene según el precio final de tu merch, porque las cantidades tienen tramos y conviene saber dónde se sitúa tu pedido.

Qué factores deciden cuántas unidades te conviene producir

Aunque la preventa te da las cifras de partida, hay factores que hacen que el número final suba o baje. Ninguno depende del azar:

Si no sabes en qué punto se sitúa tu diseño, en la página de merchandising personalizado contamos cómo preparamos los pedidos para creadores, bandas y eventos, y puedes pedir un presupuesto con las reservas que hayas cerrado.

Preventa de camisetas frente a preventa de sudaderas: qué cambia

El mecanismo es el mismo, pero el resultado del listado no. En la preventa de camisetas el reparto de tallas es más amplio y las reservas llegan en mayor número, porque el precio de partida es más bajo para el comprador. En la preventa de sudaderas el volumen suele ser menor, el ticket por reserva mayor y las tallas se concentran aún más en M, L y XL. Por eso muchos creadores abren la camiseta en preventa abierta y la sudadera solo si el cierre la justifica. Si dudas entre una y otra, en el blog analizamos cuándo conviene una sudadera frente a otras prendas para tu lanzamiento.

Otro detalle práctico: el modelo base se elige de catálogo, no a medida. Con más de 2.000 modelos y más de 20.000 referencias contando colores y tallas, casi cualquier combinación de gramaje, color y corte tiene equivalente en el catálogo de un distribuidor oficial. Elegir el modelo antes de abrir la preventa es importante porque el listado de tallas que publiques tiene que existir en ese modelo: no anuncies una talla XXL en un color que el modelo no trae.

Errores que vemos en preventas de merch

Nos llegan pedidos de gente que ha hecho una preventa y el proceso se ha torcido en el mismo punto, siempre el mismo:

• Abrir la reserva sin talla. Luego hay que volver a contactar con decenas de compradores para preguntarla, y siempre se pierde alguno por el camino.
• No poner fecha de cierre. La preventa se alarga, la producción se retrasa y el público pierde el hábito de esperar.
• Diseñar primero y reservar después, sin verificar el modelo. Un diseño pensado para camiseta clara de algodón puede fallar en una sudadera de tejido interior forrado; conviene pensar la técnica y la prenda juntas desde el principio.
• Prometer tallas que no existen en el modelo. Antes de publicar la guía, confirma el cuadro de tallas del modelo exacto que vas a pedir.

Nada de esto es grave si se detecta a tiempo. Casi siempre se arregla con una hoja de cálculo bien planteada y con cerrar fechas por escrito antes de anunciar nada.

Con quién producir cuando cierras la reserva

Fun Fashion distribuye textil para personalizar y lo marca en sus talleres de estampación y bordado en Madrid, con recogida en Fuenlabrada y envío a toda España. Para merch esto significa que eliges el modelo de un catálogo grande, con precios de distribuidor, y la prenda te llega ya personalizada con serigrafía, DTF, sublimación o bordado según el diseño.

¿Tienes dudas con tu pedido? Te ayudamos a prepararlo: si tu preventa ha cerrado y el listado tiene muchas variables, tallas, nombres o varios artículos distintos, escríbenos por teléfono, correo o formulario antes de pedir y lo repasamos juntos.