Calendario de pedidos de un club deportivo: equipación, abrigo, campus y fin de temporada

Un calendario de pedidos de un club deportivo es la planificación, mes a mes, de toda la ropa que el club necesita a lo largo de la temporada: cuándo se pide cada cosa, para qué fecha y con qué margen de decisión. Sirve para que ninguna entrega llegue tarde y para agrupar lo que se puede agrupar, porque cada pedido que se parte en dos cuesta tiempo de gestión y encarece la unidad.

Por qué un club no puede pedir toda su ropa de golpe

La tentación es hacer un único pedido en verano con todo dentro: equipaciones, chándales, petos y anoraks. El problema es que gran parte de esa ropa no se usa hasta meses después y, mientras tanto, cambian las cosas. Vienen jugadores nuevos a mitad de temporada, se rompen tallas, aparece un torneo que nadie tenía en el calendario y surge la necesidad de camisetas para un evento que se organizó con poca antelación.

Por eso recomendamos a los clubes con los que hablamos pensar en oleadas, no en un pedido único. Cada oleada responde a una necesidad real del calendario deportivo y da margen para cerrar bien las decisiones: modelo, tallas, marcaje y cantidades. En nuestros talleres de Madrid solemos empezar un presupuesto cuando el club ya tiene la lista de tallas recogida, porque es el momento en que el pedido deja de ser una idea y pasa a ser ejecutable.

El calendario de pedidos del club, temporada a temporada

Este sería el esquema general que mejor encaja con la mayoría de clubes de fútbol, baloncesto, balonmano o patinaje. Adáptalo a vuestro deporte, pero el orden de las necesidades se repite casi siempre.

Si vuestro club organiza campus en verano, tened en cuenta que el pedido del campus conviene sacarlo en primavera, no en julio. Hay un artículo nuestro sobre cómo repartir las tallas por turnos en un campus que explica esa parte con detalle.

Verano: la equipación de la temporada

La equipación es el pedido más grande y el que más decisiones acumula. Modelo de camiseta y pantalón, tallas desde infantil hasta senior, nombre y dorsal en cada prenda si el deporte lo pide, y a veces una segunda equipación. En verano es cuando más tiempo hay para decidir con calma, y conviene aprovecharlo: probar la talla de un modelo concreto antes de lanzar el pedido completo evita sorpresas de septiembre.

Aquí hay un detalle que a los clubes les ahorra disgustos: la equipación de juego se suele marcar con sublimación o DTF sobre tejido técnico, mientras que el abrigo de calle funciona mejor con bordado o serigrafía. Si queréis ver opciones por tipo de prenda, en nuestra página de ropa deportiva y equipaciones para clubes explicamos qué se puede marcar en cada caso y con qué técnica.

Otoño: el abrigo que pide la grada y el banquillo

Con las primeras lluvias llegan los chándales de llegada al campo, los forros polares para los más pequeños y las gorras para los padres que acompañan cada fin de semana. Este pedido suele ser más fácil que el de verano, porque las prendas son más estándar y el marcaje, normalmente el escudo del club bordado, se repite en todas.

Buen momento para añadir prendas que en verano nadie había pedido pero que se echan de menos en la grada: bufandas, mantas de esterilla para los suplentes o sudaderas para el cuerpo técnico. Si dudáis entre modelos de sudadera para el abrigo del club, tenéis una comparativa en qué sudadera elegir: capucha o cuello redondo.

Invierno y reposiciones: el pedido pequeño que salva la temporada

Las reposiciones son el pedido que casi ningún club planifica y todos necesitan. Un jugador nuevo en enero, un dorsal que cambió, tallas que se quedaron cortas tras el crecimiento de los infantiles. Si el modelo de la equipación sigue en el catálogo, se puede repetir el mismo marcaje sin volver a diseñar nada, y eso simplifica mucho el pedido.

Consejo práctico: cuando cerréis el pedido de verano, dejad anotado el modelo exacto y el marcaje usado. Con esa referencia, la reposición de mitad de temporada es una conversación corta por teléfono o correo en lugar de un proyecto nuevo.

Primavera: campus, torneos y fin de temporada

La primavera concentra las fechas fijas: el torneo de Clausura, el campus de verano, la cena del club y los recuerdos de fin de temporada. Son pedidos distintos al de equipación, más parecidos a merchandising: camisetas de evento, toallas, bolsas de tela, gorras. En nuestro artículo sobre qué preguntar antes de encargar merchandising para un club recopilamos las dudas que conviene resolver antes de cerrarlo.

Tened en cuenta que estos pedidos dependen de inscripciones que a veces no están cerradas cuando hay que pedir. La forma más segura de gestionarlo es pedir por encima de la previsión con una referencia de tallas basada en temporadas anteriores, y repartir lo sobrante entre voluntarios, patrocinadores o la tienda del club en el propio evento.

Cuándo pedir la ropa del club: la regla de las dos fechas

Para cada pedido del calendario, marcad dos fechas y no una: la fecha en que la ropa debe estar en manos de los jugadores y la fecha en que hay que tener el listado de tallas cerrado y el presupuesto aprobado. Entre ambas hay todo el trabajo de recogida de tallas, elección de modelo, diseño del marcaje y aprobación de muestras digitales.

El error más común que vemos no es pedir tarde, sino cerrar tarde la lista de tallas. Cuando el listado se cierra tarde, todo lo demás se retrasa en cadena y el pedido llega justo. Nuestra recomendación: empezad a recoger tallas nada más decidir el modelo, con un formulario sencillo por familia, como hace cualquier AMPA con las sudaderas de promoción.

Qué conviene cerrar antes de pedir cada oleada

• El listado de tallas por persona, no por estimación. Las tallas infantiles y las unisex no se comportan igual; hay un artículo sobre lo que conviene revisar en las tallas unisex antes de cerrar el pedido.
• El logo en vectorial (SVG o PDF). Con un JPG de baja resolución, cada ajuste del diseño cuesta más tiempo del necesario.
• Qué prenda lleva marcaje por persona (nombre y dorsal) y qué prenda lleva solo el escudo. Los nombres y números individuales tienen su proceso propio y conviene saberlo de antemano.
• Quién firma la aprobación final. Un solo responsable evita los cambios de última hora cuando el pedido ya está en marcha.

Si vuestro club además gestiona equipaciones para escuelas deportivas municipales o varios equipos con deportes distintos, la cosa se complica: tenéis otro artículo sobre cómo unificar tallas y deportes en un solo pedido que encaja con ese caso.

Un ejemplo real de cómo se llena el calendario

Pongámoslo con un club mediano de fútbol base, el tipo de cliente con el que hablamos a diario. En junio cierra la equipación de partido y los petos de entrenamiento para los cuatro equipos; en septiembre pide sudaderas y chándales de abrigo; en enero repone tres tallas y añade a dos jugadores nuevos; en abril cierra las camisetas del torneo de San Isidro y en mayo las camisetas del campus de verano por turnos. Cinco pedidos al año, cada uno con su fecha en el calendario y su listado de tallas.

Nota importante sobre el tamaño de cada pedido: trabajamos por cantidad, desde 25 o 50 unidades según el producto, así que cada oleada del calendario debe agrupar prendas que compartan modelo y marcaje. Es la forma de que cada pedido llegue a su mínimo con sentido: la reposición de enero puede unirse a una prenda de la tienda del club o a las gorras de la grada pendientes del otoño, por ejemplo.

Cómo montar vuestro calendario en una tarde

1. Abrid el calendario deportivo de la temporada y señalad cada fecha en que el club necesita ropa en mano: primera jornada, llegada del frío, torneos, campus, cena de fin de temporada.
2. Para cada fecha, echad atrás el tiempo que necesita la recogida de tallas y la aprobación del diseño. No hace falta ser exactos: basta con no dejarlo para el último minuto.
3. Agrupad prendas por pedido: las que comparten modelo, color y marcaje van juntas; las que no, se separan.
4. Anotad junto a cada pedido el modelo y el marcaje elegido, para que las reposiciones sean rápidas.
5. Revisad el calendario al final de cada temporada y ajustadlo con lo aprendido: siempre hay una oleada que se puede adelantar o agrupar mejor.

Un calendario así evita el clásico diciembre con todos pidiendo abrigo a la vez y el julio en que el campus se decide con las inscripciones ya abiertas. Y cuando llega el momento de pasar a la acción, en Fun Fashion somos distribuidor oficial de textil con talleres de estampación y bordado en Madrid, con más de 2.000 modelos entre los que elegir y precios de distribuidor para el pedido por cantidad: proponemos la prenda y el marcaje que mejor encajan y os enviamos un presupuesto sin compromiso antes de pedir nada.

Si estáis montando el calendario de vuestro club y tenéis dudas con algún pedido, especialmente si acumula tallas, nombres o varios artículos distintos, merece la pena hablarlo antes de cerrarlo. ¿Tienes dudas con tu pedido? Te ayudamos a prepararlo.