Cuándo renovar los uniformes de la empresa

Saber cuándo renovar los uniformes de la empresa sirve de poco si después no sabes cómo organizar el cambio. La renovación funciona como un proceso de 6 fases encadenadas: fijar la fecha, revisar el estado de las prendas, recoger tallas, elegir prenda y marcaje, cerrar el pedido anual y dejar previstas las reposiciones. Aquí te contamos qué ocurre en cada fase y por qué conviene respetar ese orden.

El proceso de renovación, paso a paso

Antes de entrar en detalle, esta es la secuencia completa que recomendamos a quien nos consulta por primera vez. Cada fase se entiende por sí sola:

1. Fija la fecha de revisión anual según la temporada de tu negocio.
2. Revisa el estado de las prendas y anota las señales de desgaste.
3. Recoge tallas, nombres y necesidades de cada persona del equipo.
4. Elige la prenda y la técnica de marcaje para cada puesto.
5. Cierra el pedido anual con un presupuesto claro.
6. Deja prevista la forma de reponer cuando entren personas nuevas.

Fase 1: fija la fecha de revisión según tu temporada

Cada negocio tiene su momento del año en el que la ropa de trabajo se agota o se usa más. En hostelería, por ejemplo, el verano castiga polos y delantales por el lavado diario, así que la revisión encaja bien al final de la temporada fuerte. En construcción e industria, el invierte suele marcar el cambio entre ropa de entretiempo y prenda de abrigo. En colegios, el curso académico manda y la renovación se piensa para el inicio de curso, que es cuando más se busca ropa de trabajo según las búsquedas del propio sector.

Lo importante es que la fecha no se decide el día en que la ropa ya no aguanta. Si la fijas con antelación en el calendario, el resto de fases deja de ser una urgencia y se convierte en rutina.

Fase 2: revisa el estado de las prendas

La revisión consiste en mirar lo que cada persona lleva puesto y decidir qué sigue valiendo y qué no. Colores lavados, logo deteriorado, costuras abiertas o prendas que ya no corresponden a la imagen corporativa son motivos claros de cambio. No hace falta reponerlo todo cada año: en la mayoría de los equipos conviven prendas recién entregadas con otras que toca sustituir.

Aquí conviene una distinción que el INSST explica en sus preguntas frecuentes: no todo uniforme es un equipo de protección individual. Si la prenda protege frente a un riesgo concreto, su sustitución no depende solo del desgaste estético, sino de que siga cumpliendo su función. Para el resto de uniformes, el criterio es la imagen y el uso.

Fase 3: recoge tallas y necesidades de cada persona

Es la fase que más problemas evita y la que más se salta por prisa. Pedir a cada persona su talla por escrito, con el modelo a la vista, reduce casi por completo los cambios y las unidades que se quedan sin usar. Si en el equipo hay nombres o puestos impresos en la prenda, es el momento de confirmarlos.

En pedidos de empresa grandes, con muchas personas implicadas, este paso merece artículo propio: puedes verlo desarrollado en cómo gestionar las tallas cuando hay muchas personas implicadas, con un método que sirve igual para uniformes que para kits de bienvenida.

Fase 4: elige prenda y técnica de marcaje

Con las tallas sobre la mesa, toca decidir qué prenda y con qué marcaje. Dos decisiones concretas marcan el resultado. La primera es la gama del modelo: un polo técnico para cocina no pide lo mismo que una camiseta de evento. La segunda es la técnica: el bordado aguanta muy bien el lavado frecuente en polos, chaquetas y gorras, mientras que la serigrafía funciona para tiradas amplias con pocos colores y el DTF permite logos a todo color. Si el logo o la fecha de renovación cambian respecto al año anterior, puedes adelantar cómo quedará subiéndolo al probador de logo de la web.

Una aclaración útil si es la primera vez que encargas este tipo de pedido: la prenda llega siempre ya personalizada. En Fun Fashion no se venden prendas sin marcar, porque lo que se entrega al equipo es el uniforme listo para usar, no la prenda base.

Fase 5: cierra el pedido anual

Con modelo, tallas y técnica decididos, el pedido se cierra con un presupuesto que refleje las cantidades por referencia. Es el momento de pensar el pedido como un conjunto: si sumas las prendas de sala y las de cocina, o las de dos turnos, en un mismo pedido por cantidad, las condiciones por volumen mejoran. También es el momento de revisar si el modelo elegido sigue en el catálogo, porque eso determina si el marcaje del año anterior se puede repetir igual.

Si todavía no has llegado a esta fase y te falta la compra anterior como referencia, el artículo sobre las fases de comprar uniformes de empresa y sus errores explica qué falla con más frecuencia al encargar por primera vez y cómo evitarlo.

Fase 6: deja previstas las reposiciones

La renovación no termina con la entrega. Van a entrar personas nuevas, se van a gastar tallas concretas y alguna prenda va a estropearse antes de tiempo. Por eso conviene cerrar el proceso anotando qué modelos, colores y marcajes has pedido, para que la reposición sea una repetición sencilla del pedido y no un rediseño completo.

Resumen: cuánto tiempo lleva todo el proceso

Si cada fase se hace en su momento, el conjunto es manejable. La tabla resume el orden y el objetivo de cada etapa:

En conjunto, el proceso arranca mejor varias semanas antes del pico de temporada de tu negocio, porque las fases 3 y 4 son las que consumen más tiempo de tu lado y conviene hacerlas sin presión. Cuanto más tranquila llega la fase 5, mejor se decide.

Preguntas frecuentes

¿Qué dice el Estatuto de los trabajadores sobre el uniforme?

El Estatuto de los Trabajadores reconoce los derechos básicos del trabajador y permite que la empresa fije las condiciones de trabajo. A partir de ahí, la exigencia de uniforme se entiende justificada cuando el puesto lo requiere por imagen o función, y las reglas concretas suelen desarrollarse en el convenio del sector o en el contrato. Si la prenda protege frente a un riesgo, la normativa de prevención de riesgos laborales la trata de otra forma, como explica el INSST en sus páginas sobre ropa de protección.

¿Cuáles son las normas para el uso de uniformes en las empresas?

Las reglas habituales se apoyan en tres fuentes: el convenio colectivo del sector, que a veces regula la entrega y la reposición de ropa de trabajo; el contrato o el reglamento interno, donde se detalla cuándo hay que llevarlo y quién asume su lavado si no es prenda de protección; y, cuando la prenda es un equipo de protección individual, la normativa de prevención de riesgos laborales. La concreción depende siempre del convenio de tu actividad.

¿Cómo se hace un pedido anual de uniformes si entran personas nuevas durante el año?

Se piensa el pedido anual como base y las incorporaciones como reposiciones. En el pedido principal cubres a toda la plantilla con sus tallas; después, cuando alguien se incorpora, repites ese mismo modelo con su marcaje. Por eso es importante que la renovación quede registrada: modelo, color, técnica y posición del logo. Mientras el modelo siga en el catálogo, la repetición es directa.

¿Se puede reponer solo algunas tallas o hay que renovar todo el equipo?

La reposición de tallas concretas es lo habitual en una renovación por fases: se sustituye lo desgastado y se añade lo que falta, sin obligación de cambiar toda la dotación de golpe. Los pedidos se hacen por cantidad, desde 25 o 50 unidades según el producto, así que conviene agrupar reposiciones pequeñas hasta llegar a ese volumen o aprovechar la renovación anual para sumarlas.

Con quién dejar el pedido si te surge una duda

Si al llegar a la fase 4 o 5 tienes dudas con las tallas, con combinar varios artículos distintos en un mismo pedido o con qué técnica encaja con tu logo, lo más rápido es consultarlo antes de cerrar cantidades. En Fun Fashion asesoramos sobre prenda y técnica cada día desde nuestros talleres, y preparamos el presupuesto con las cantidades y referencias exactas de tu renovación.

¿Listo para dar el paso? ¿Tienes dudas con tu pedido? Te ayudamos a prepararlo