Fases del briefing de merchandising con plantilla

Usar una plantilla de briefing de merchandising bien es cuestión de orden: hay que cubrirla por fases, empezando por el objetivo y la fecha del evento, para acabar cerrando el artículo, las cantidades, las tallas y el logo. Son seis fases, y en cada una se toma una decisión que condiciona las siguientes. Si rellenas la hoja al revés, acabas corrigiendo dos y tres veces los mismos datos.

¿Cómo se hace un briefing de merchandising paso a paso?

Este es el recorrido que recomendamos seguir antes de contactar con cualquier proveedor. Cada fase cierra un bloque de información y la siguiente se apoya en la anterior:

1. Definir el objetivo, el público y la fecha del pedido.
2. Elegir el tipo de artículo y el uso que va a tener.
3. Cerrar cantidades, reparto de tallas y presupuesto de referencia.
4. Preparar el logo en vectorial y decidir las posiciones de marcaje.
5. Rellenar la hoja de pedido con todos los datos juntos.
6. Revisar el brief antes de enviarlo al proveedor.

Veamos qué ocurre en cada una y por qué conviene no saltarse el orden.

Fase 1: objetivo, público y fecha

Antes de hablar de prendas, deja claro para qué es el pedido. Un lote de camisetas para los voluntarios de una carrera no se plantea igual que un regalo para los asistentes a una convención: cambia el modelo, la gama y hasta la técnica de marcaje que conviene.

Apunta en la plantilla tres datos: a quién va dirigido, qué debe conseguir (recordar la marca, agradecer, identificar al equipo) y la fecha en la que hace falta tenerlo en mano. La fecha es el dato que más problemas evita: si llega bien al proveedor, todo el resto del proceso se planifica con ella delante.

Fase 2: tipo de artículo y uso

Con el objetivo claro, toca decidir qué se regala o qué se viste. Aquí es donde la plantilla conecta con el catálogo real. Un ejemplo: para merch de evento conviene pensar en prendas que la gente se pondrá, como camisetas o gorras; para un kit de bienvenida a nuevos empleados, una sudadera o un polo bordado funciona mejor.

En merchandising personalizado encontrarás las opciones habituales de regalo promocional y textil marcado, y en el buscador del catálogo puedes filtrar por modelo y color con palabras normales, como si lo buscaras en Google.

Un apunte desde la distribución: el artículo elegido condiciona la técnica. Si tu logo tiene muchos colores o degradados, una serigrafía de tinta a tinta no es la mejor opción y el DTF encaja mejor. Si es un logo pequeño en una gorra o un polo, el bordado da mejor acabado. Convendrá saberlo antes de comprometer nada en la hoja de pedido.

Fase 3: cantidades, tallas y presupuesto de referencia

Esta es la fase donde más briefs se quedan a medias. Un brief completo dice cuántas unidades se necesitan y cómo se reparten las tallas. Si es ropa de equipo, haz una tabla con tallas de hombre, mujer y niño, porque muchos modelos no van iguales entre gamas.

Con clubes, AMPAs y peñas, el reparto de tallas es casi siempre el cuello de botella: recoger la talla de treinta familias da más trabajo que decidir el diseño. En nuestra experiencia, el pedido se cierra mucho antes cuando alguien se encarga expresamente de ese listado y lo rellena mientras el resto se decide.

No hace falta que pongas cifras de dinero en la plantilla: basta con la cantidad por talla y el artículo. El presupuesto lo calculará el proveedor según la cantidad, el número de tintas, el tamaño del marcaje, las posiciones y la gama de la prenda. De hecho, la cantidad es el factor que más mueve el precio por unidad: los tramos habituales de un pedido por cantidad bajan el coste a partir de las 50, 150, 500 y 1.000 unidades.

Fase 4: logo, colores y posiciones

El logo es el dato técnico que más veces falla. Lo ideal es tenerlo en vectorial, en formato SVG o PDF; si solo lo tienes en JPG o PNG, a la mayor resolución posible. Con el archivo claro, decide en la plantilla cuántas posiciones de marcaje quieres (pecho, espalda, manga…) y en qué colores.

Si no tienes claro cómo va a quedar tu logo sobre la prenda, puedes hacer una comprobación rápida en el probador de logo: subes tu archivo y lo ves aplicado sobre distintos modelos sin registro ni compromiso de compra.

Fase 5: rellenar la hoja de pedido

Llegados aquí, la plantilla se convierte en hoja de pedido: objetivo y fecha, artículo, cantidades por talla, logo, técnica y posiciones. Todo en el mismo documento, con nombre y versión si lo van a tocar varias personas. Así evitas el clásico lío de dos correos con datos distintos.

Si tu caso es un pedido con muchas variables (nombres en cada prenda, números distintos en una equipación o varios artículos diferentes), indícalo expresamente en la hoja: cambia la forma de preparar el pedido y conviene que el proveedor lo sepa desde el principio.

Fase 6: revisar antes de enviar

Antes de mandar el brief, léelo como lo leería el proveedor: ¿se entiende qué se pide, cuánto y para cuándo? ¿Hay algún dato que falte o que puedas quitar? Un repaso de cinco minutos ahorra idas y vueltas de correo.

Y si el pedido es merch para una banda o un artista, merece la pena repasar también qué se suele torcer en cada etapa del proyecto antes de lanzarte: te lo contamos en nuestra guía de errores al lanzar merch paso a paso.

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¿Cuánto tarda todo el proceso del briefing?

El tiempo real no lo marca la plantilla, sino las decisiones pendientes. Escribir el brief con los datos a mano se puede hacer en una mañana; lo que alarga el proceso suele ser recoger tallas, cerrar el logo o esperar a que se confirme el número de asistentes de un evento. Por eso recomendamos empezar por la fase 1 y avanzar en orden: cuando llegas a la fase 5, todo lo anterior ya está decidido y el pedido se puede presupuestar sin vueltas.

Si quieres comparar formatos antes de elegir el tuyo, tenemos otro artículo sobre qué plantilla de briefing de merchandising usar en cada pedido, con los distintos enfoques y para qué tipo de cliente encaja mejor cada uno.

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Preguntas frecuentes

¿Qué datos no pueden faltar en una hoja de pedido de merchandising?

La fecha en la que hace falta tener el pedido, el artículo con las cantidades por talla, el logo en vectorial y las posiciones de marcaje. Si faltara alguno, el proveedor tendrá que preguntártelo y el presupuesto se retrasa.

¿Puedo rellenar el brief si mi logo solo está en JPG?

Sí, puedes pedir presupuesto igual, aunque conviene indicar que el archivo no es vectorial. La regla general es que el logo funcione mejor en SVG o PDF; si solo tienes JPG o PNG, a la mayor resolución posible. Con la prueba de logo puedes verlo aplicado sobre la prenda antes de decidir nada.

¿Cuándo conviene rellenar la plantilla antes de un evento?

Cuanto antes cierres la fase 1 (objetivo y fecha), mejor, porque las decisiones de artículo y cantidad dependen de ella. Los pedidos con reparto de tallas entre muchas personas, como camisetas para peñas o promociones de colegio, son los que más margen necesitan para recoger la información.

¿Qué hago si el pedido cambia después de enviar el brief?

Avisa cuanto antes, señalando qué dato cambia: unidades, tallas, modelo o marcaje. Mientras el pedido no esté en producción, los cambios se gestionan mejor, y por eso la fecha que pusiste en la fase 1 es la referencia que marca cuánto margen hay para moverse.

¿Tienes dudas con tu pedido?

Si al rellenar la plantilla te han quedado huecos, no te líes: cuéntanos qué necesitas y te orientamos antes de pedir. En Fun Fashion distribuimos textil para personalizar de más de 2.000 modelos y lo marcamos en nuestros talleres en Madrid, con seis técnicas de marcaje y entrega en toda España desde Fuenlabrada. Puedes llamarnos al 910 327 109 o al 659 62 90 74, escribirnos a funfashiont@gmail.com o usar el formulario de la web. Sobre todo si tu pedido tiene muchas variables (tallas, nombres o varios artículos distintos), mejor hablarlo antes de cerrar el brief.