Merchandising para ayuntamientos: claves para una gestión eficaz

El merchandising para ayuntamientos funciona en seis fases: definir la partida, elegir prenda y técnica, pedir presupuesto, aprobar el boceto, producir el marcaje y repartir las unidades. Cada etapa depende de la anterior, así que saber qué ocurre en cada una ayuda a planificar la campaña con margen y sin sorpresas.

Las seis fases de un pedido municipal, de un vistazo

1. Definir la partida: qué prendas, para qué campaña y cuántas unidades.
2. Elegir la prenda y la técnica de marcaje más adecuadas.
3. Pedir presupuesto con el logo o el escudo del municipio.
4. Aprobar el boceto del marcaje antes de empezar a producir.
5. Producir el marcaje en los talleres.
6. Recoger o recibir el pedido ya personalizado.

Veamos qué pasa en cada fase y de qué depende que el conjunto avance con fluidez.

Fase 1. Definir la partida: qué encargar y para qué campaña

Antes de hablar con ningún proveedor conviene cerrar tres cosas: el uso (feria, turismo, fiestas patronales, campaña de comercio local), la prenda o prendas y la cantidad aproximada. Un mismo ayuntamiento suele lanzar varias campañas al año, y cada una pide cosas distintas: camisetas para el personal de fiestas, bolsas de tela del ayuntamiento para una feria de comercio o gorras y regalos institucionales con logo para visitas oficiales.

En esta fase conviene consultar también la guía general de merchandising municipal para turismo, ferias y campañas, donde se explica qué aporta cada tipo de prenda según la campaña.

Un punto que conviene tener claro desde el principio: el pedido va por cantidad. Los pedidos parten de 25 o 50 unidades según el producto, y no se hacen prendas sueltas ni unidades sin marcar. Si la partida es pequeña, compensa agrupar varias campañas en un solo pedido para llegar con sentido a esos mínimos.

También te puede interesar nuestro artículo «Cómo se fabrican las gorras trucker K-up: así es el pedido fase por fase».

Relacionado con esto: nuestro artículo «Calendario de campañas de merchandising: cómo se planifica fase a fase y cuánto tarda».

Fase 2. Elegir prenda y técnica de marcaje

Cuando la partida está definida, toca decidir qué prenda soporta bien ese uso y qué técnica le va mejor al diseño. Aquí es donde un distribuidor con talleres de estampación y bordado marca la diferencia, porque propone en lugar de limitarse a cotar lo que le pides.

Las técnicas habituales en merchandising municipal son estas:

• Serigrafía: tinta aplicada color a color, muy duradera y con buenos resultados sobre prendas oscuras. Encaja en tiradas medias y grandes con pocos colores, como camisetas de fiestas o de voluntarios.
• DTF: impresión digital a todo color transferida a la prenda. Vale para algodón, poliéster y mezclas, y resuelve diseños con degradados o ilustraciones complejas.
• Bordado: hilo cosido con relieve, directo o en parche. Es la elección habitual para gorras, polos de atención al ciudadano y chaquetas del personal municipal, porque aguanta bien el uso diario.
• Sublimación: la tinta se integra en el tejido sin tacto ni relieve, para prendas claras de poliéster y zonas grandes de color.

Para el escudo del municipio, el bordado funciona especialmente bien en polos y gorras; para las camisetas de turismo de un municipio con ilustraciones a todo color, el DTF suele encajar mejor. La decisión depende también de la gama y el color de la prenda y del número de tintas del diseño.

Fase 3. Presupuesto: qué datos hacen falta

Con prenda y técnica orientadas, se pide el presupuesto. Cuanto más completo llegue la solicitud, más rápido se cierra la cifra, porque el proveedor no tiene que estar adivinando. Lo que conviene indicar:

• Modelo de prenda (o el uso previsto, si aún no lo tenéis claro).
• Cantidad por talla y por color, o al menos el total aproximado.
• El escudo o logo del ayuntamiento, a poder ser en vectorial (SVG o PDF). Si solo se tiene en JPG o PNG, a la mayor resolución posible.
• Posiciones de marcaje: pecho, espalda, manga, o varias a la vez.

El presupuesto depende sobre todo de la cantidad, del número de tintas o del tamaño del bordado, de las posiciones de marcaje y de la gama y el color de la prenda. A partir de ciertos tramos de unidades (por encima de 50, 150, 500 o 1.000), el coste por unidad baja. Por eso definir bien la partida en la fase 1 tiene un efecto directo en el precio final.

Si estáis comparando varias ofertas antes de decidir, os puede venir bien el artículo sobre cómo elegir merchandising para ayuntamientos antes de contratarlo, con criterios de decisión y señales de alarma al pedir presupuestos.

Fase 4. Boceto y aprobación del marcaje

Antes de producir nada, se prepara un boceto con el diseño aplicado a la prenda: posición, tamaño y colores del escudo o del texto. Es la fase en la que se corrigen detalles pequeños que después costarían más: un texto demasiado pequeño en la manga, el escudo descentrado en la gorra o colores que no se corresponden con la identidad corporativa.

Si queréis verlo por vosotros mismos antes de cerrar el pedido, podéis subir el escudo al probador de logo de la web y verlo al momento sobre camisetas, sudaderas, gorras y bolsas. Es un buen ensayo general y os evita discusiones internas en la fase de aprobación.

Fase 5. Producción del marcaje

Una vez aprobado el boceto, la producción arranca. Las prendas llegan del catálogo del distribuidor y se marcan en los talleres de Madrid, donde conviven las técnicas de serigrafía, bordado y transferencia digital. Como distribuidor oficial, el mismo equipo que cota el pedido controla también el marcaje, y eso elimina intermediarios entre el catálogo y el taller.

De qué depende la duración de esta fase: el número de unidades, el número de colores o de tintas, cuántas posiciones de marcaje lleva cada prenda y la técnica elegida. Un bordado pequeño en el pecho de una gorra y una camiseta serigrafiada a tres tintas por las dos caras no se trabajan igual. Cuando la partida combina varios modelos (camisetas más bolsas de tela, por ejemplo), cada uno sigue su propio proceso y conviene coordinarlo para que lleguen juntos.

Fase 6. Recogida o envío del pedido

El pedido personalizado se recoge en Fuenlabrada (Madrid), en el polígono Los Gallegos, o se envía a cualquier punto de España desde Madrid. Para el personal de cultura o de fiestas, el reparto interno es el último eslabón: organizar las tallas por persona o por puesto evita que el día del evento alguien se quede sin su unidad.

Y si la campaña funciona, el mismo marcaje se puede repetir en un pedido posterior mientras el modelo siga en el catálogo. Ese es un argumento a favor de elegir modelos estables y no ediciones que desaparecen al año siguiente.

¿Cuánto se tarda en total?

El tiempo total no depende solo del proveedor. El reloj empieza cuando la partida está definida y el logo llega en buen formato, y se alarga cada vez que hay que volver atrás: cambiar la prenda, rehacer el boceto o modificar el diseño. Cuanto más cerradas estén las fases 1 y 2, más previsible es el conjunto. Nuestra recomendación, vista desde los talleres: empezad por el final. Pensad el día en que necesitáis las prendas en la mano y organizad hacia atrás cada fase, dejando margen para la aprobación del boceto, que es la etapa que más veces se alarga por decisiones internas.

En Fun Fashion, distribuidor oficial de textil para personalizar con talleres de estampación y bordado en Madrid, acompañamos todo ese proceso y proponemos prenda y técnica según el uso real que le vayáis a dar.

Y si queréis empezar con el pie derecho, subid el escudo del municipio y comprobad al momento cómo queda sobre camisetas, sudaderas, gorras, bolsas y regalos: veréis el resultado antes de pedir el presupuesto y podréis decidir con el diseño ya delante.

Preguntas frecuentes

¿En qué formato hay que enviar el escudo del municipio?

Lo ideal es un archivo vectorial, en SVG o PDF, porque se puede escalar sin perder calidad en cualquier posición de marcaje. Si solo tenéis el escudo en JPG o PNG, servirá a la mayor resolución posible, y el proveedor os dirá si el diseño admite la técnica que habíais pensado.

¿Se puede poner el nombre o el puesto de cada persona en el pedido municipal?

Sí. Además del escudo común, se puede personalizar cada prenda con el nombre o el puesto de quien la va a llevar, algo útil en el personal de atención al ciudadano, en monitores de actividades o en el equipo de fiestas. Conviene indicarlo al pedir el presupuesto, porque suma una variable al marcaje.

¿El pedido se recoge o se envía?

Las dos opciones. Se puede recoger en Fuenlabrada (Madrid), en el polígono Los Gallegos, o recibirlo en cualquier punto de España con envío desde Madrid. Si el pedido combina varios modelos, se coordina la producción para que la partida llegue junta.

¿Qué pasa si la campaña municipal necesita pocos objetos y no llega al mínimo?

Los pedidos parten de 25 o 50 unidades según el producto, y no se hacen prendas sueltas. La solución habitual es agrupar varias campañas del año en un solo pedido, o repartir las unidades entre varias partidas (personal, voluntarios y regalos institucionales con logo) para que la cantidad tenga sentido.