Qué incluyen los kits de onboarding sostenibles para empresas y cómo funcionan

Montar un kit de onboarding sostenible para empresas es un proceso de seis pasos: definir qué necesita la persona que entra, elegir las prendas, validar la muestra, personalizar, producir y entregar. Cada fase tiene decisiones propias y un plazo orientativo que conviene conocer antes de fijar la fecha de incorporación.

Cómo es el proceso de un kit de onboarding sostenible en seis pasos

1. Define el objetivo y la plantilla que va a recibir el kit.
2. Elige las prendas y la técnica de marcaje.
3. Valida una muestra con el logo y la talla.
4. Confirma cantidades, tallas y fecha de entrega.
5. Produce el pedido en los talleres.
6. Entrega o recoge el kit y revisa el resultado.

Fase 1: definir el objetivo y la plantilla

El primer paso es decidir para qué sirve el kit. Un kit para una persona que empieza en oficina no es igual que uno para un equipo de reparto o de hostelería, porque cambian las prendas, las tallas y la técnica de marcaje. Conviene anotar cuántas incorporaciones prevéis al año y si el kit se repetirá con el mismo diseño. Si quieres la visión de conjunto, la tienes en la guía de kits de onboarding sostenibles para empresas en 2026.

En esta fase también se decide quién lo gestiona internamente. Tener un único responsable evita que el pedido se duplique o que falten tallas de última hora.

Qué información conviene reunir

• Número aproximado de personas por cada tipo de puesto.
• Tallas habituales de la plantilla, incluidas las de mujer y niño si las hay.
• Logo de la empresa, preferiblemente en formato vectorial (SVG o PDF); si es JPG o PNG, en la mayor resolución posible.

Fase 2: elegir prendas y técnica de marcaje

Con el objetivo claro, se eligen las prendas del catálogo. En Fun Fashion hay más de 2.000 modelos y más de 20.000 referencias contando colores y tallas, de marcas como Kariban, B&C, Fruit of the Loom o Gildan, y se pueden filtrar con el buscador del catálogo. Para elegir la técnica, el criterio está en el diseño: la serigrafía funciona bien con pocos colores en tiradas medias y grandes, mientras que el bordado da un acabado con relieve en polos, chaquetas y gorras.

Si no sabéis qué técnica encaja, el equipo os asesora sobre prenda y marcaje antes de cerrar nada. Esta consulta se hace en esta fase porque cambiar de técnica después puede obligar a rehacer la muestra.

Qué influye en la elección de prenda

• El uso real de la prenda: trabajo, deporte, paseo o regalo.
• El gramaje y el tipo de tejido, que determinan la sensación al ponérsela.
• La opción de algodón orgánico, si la política de sostenibilidad de la empresa lo requiere.

Fase 3: validar la muestra con el logo

Antes de producir el total, se hace una muestra con el logo sobre la prenda elegida. En esta fase se revisa el tamaño del marcaje, la posición, los colores y que la talla sea la correcta. Es el momento de corregir errores baratos de arreglar, como un logo demasiado grande o un color que no encaja con la prenda.

Si tenéis dudas sobre cómo quedará el logo antes de pedir nada, podéis subirlo al probador de logo y verlo sobre los productos. Es gratuito y no requiere registro.

Fase 4: confirmar cantidades, tallas y fecha

Una vez aprobada la muestra, se cierran las cantidades por talla y la fecha de entrega. Los pedidos se hacen por cantidad, desde 25 o 50 unidades según el producto, así que conviene agrupar las incorporaciones del trimestre en un solo pedido en lugar de hacer varios pedidos pequeños.

Esta fase es también la de pedir presupuesto con todos los datos cerrados. Se puede hacer desde el formulario de presupuesto, indicando prendas, cantidad aproximada y logo.

Errores habituales en esta fase

• Pedir tallas solo de un tipo cuando la plantilla es mixta.
• Fijar la fecha de entrega sin dejar margen para la producción.
• Cambiar el logo después de aprobar la muestra.

Fase 5: producción en los talleres

La producción se hace en los talleres de Madrid, donde se marca cada prenda con la técnica acordada. Durante esta etapa el cliente no tiene que hacer nada más, salvo responder a cualquier duda sobre tallas o cantidades que surja en el taller.

Lo importante es no cambiar el pedido a mitad de producción. Si se añaden tallas o prendas, conviene avisar cuanto antes para que el taller pueda reorganizar el trabajo.

Fase 6: entrega o recogida y revisión

El kit se entrega ya personalizado. Se puede recoger en la dirección de Fuenlabrada (C/ Paloma, 22, Polígono Los Gallegos) o enviar a cualquier punto de España desde Madrid. Al recibirlo, conviene revisar una muestra de prendas por talla para detectar cualquier incidencia a tiempo.

Con la experiencia de más de 10 años personalizando ropa, lo que más ayuda en esta fase es tener el listado de tallas ya contrastado con la plantilla: así la entrega llega completa a la primera.

Duración total del proceso

Sumando las fases, el proceso completo depende sobre todo de la validación de la muestra y de la cantidad del pedido. Como referencia, conviene empezar la planificación con varias semanas de antelación a la primera incorporación, dejando margen para aprobar la muestra y producir el total. Cuanto antes se cierre el objetivo y el listado de tallas, más sencillo será cumplir la fecha.

Si os interesa comparar qué tipo de kit se adapta mejor a vuestra plantilla antes de empezar, podéis leer la comparativa de kits de onboarding sostenibles para empresas en 2026, y la guía sobre qué son y cómo montar un kit de onboarding sostenible para repasar los conceptos básicos.

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