Lista de merchandising para un evento con el 100 % de aciertos

Cuando preparas la lista de merchandising para un evento, el resultado depende menos de los productos elegidos que del orden en que tomas las decisiones. El proceso se divide en cinco fases: definir el reparto, fijar cantidades, elegir prendas y técnicas, cerrar archivos y aprobación, y organizar la entrega y el reparto el día del evento. Aquí explicamos qué ocurre en cada fase y en cuál se atasca la mayoría de los pedidos.

¿En qué orden se prepara el merchandising de un evento?

Este es el orden que recomendamos a quien nos escribe para organizar camisetas de un evento o merchandising de feria:

1. Define primero a quién va a parar cada prenda y para qué.
2. Fija las cantidades reales, separando voluntarios, ponentes y público.
3. Elige las prendas y la técnica de marcaje para cada grupo.
4. Cierra los archivos de diseño y la aprobación de la muestra.
5. Organiza la recogida o el envío y el reparto el día del evento.

Si ya tienes la idea general pero te falta decidir qué artículos entran, la guía de comprobación del merchandising de un evento cubre los criterios de selección. Este artículo se centra en lo que este enfoque añade: la secuencia y lo que se decide en cada fase. Para el panorama completo, consulta nuestra guía «Lista de merchandising para un evento: el 80 por ciento clave».

También te puede interesar nuestro artículo «Cómo se crean las camisetas solidarias».

Fase 1. Decide a quién va a parar cada cosa

El primer error habitual es empezar por el producto. Antes de mirar camisetas o bolsas, escribe tres grupos: quién trabaja en el evento (staff y voluntarios), quién participa (ponentes, clubes, promociones) y quién asiste de público. Cada grupo tiene una función distinta y, por tanto, una prenda distinta.

Para el staff, una camiseta o sudadera personalizada en un color llamativo sirve para identificarlos a distancia. Para el público, algo más ligero y barato por unidad: una bolsa de tela o una gorra. En ferias y congresos, la bolsa de tela hace doble función: identifica al asistente y lleva el resto del material que recoge por los stands. En el catálogo hay modelos de marcas como BagBase y Westford Mill en varios tamaños, desde la tote sencilla hasta la mochila de asa larga.

Fase 2. Fija cantidades reales, no redondas

Cuando tengas los grupos, calcula unidades por grupo y por talla. Aquí es donde conviene ser concreto. Un staff de doce personas no son doce camisetas iguales: son camisetas de hombre, de mujer y de niño en proporción, y conviene pedir alguna unidad de reserva de las tallas más usadas.

El pedido por cantidad arranca en 25 o 50 unidades según el producto, así que un evento pequeño suele cubrir el mínimo combinando grupos: staff más ponentes, o público más voluntarios, con el mismo diseño. Este es un punto que conviene resolver con el proveedor antes de cerrar la lista, porque determina qué artículos son viables y cuáles no. Si tu evento es de un colectivo con muchas familias, como promociones de colegio o peñas, en ropa para colegios y peñas contamos cómo se recogen tallas y cantidades de un colectivo grande.

Fase 3. Elige prenda y técnica de marcaje

Con cantidades claras, toca decidir qué se marca y con qué técnica. La regla práctica: pocos colores y tiradas medias o grandes van bien con serigrafía; diseños a todo color, fotos o degradados salen con DTF; polos, chaquetas y gorras ganan con bordado; y prendas deportivas claras de poliéster admiten sublimación.

El color de la prenda influye más de lo que parece: un logo de una tinta sobre camiseta blanca no cuesta lo mismo que el mismo logo a cuatro tintas sobre prenda oscura. Si el evento es de empresa y el merchandising forma parte del regalo para asistentes o clientes, en regalos de empresa personalizados explicamos cómo elegir artículos que se queden y no acaben en un cajón.

Fase 4. Cierra archivos y aprobación

Esta es la fase que más retrasos provoca, y suele empezar tarde. Lo ideal es que, cuando el pedido llegue al proveedor, el logo ya esté en vectorial (SVG o PDF). Un JPG o PNG sirve si tiene la mayor resolución posible, pero una conversión de emergencia aquí resta margen al resto del calendario.

En esta fase también se aprueba la posición del marcaje (pecho, espalda, manga, o varias posiciones) y se confirma la visualización final del diseño. Nuestro probador de logo permite subir el diseño y verlo al momento sobre camisetas, sudaderas, gorras o bolsas, sin registro, lo que resuelve buena parte de las dudas antes del presupuesto. Si tu caso tiene muchas variables (nombres, números, puestos por persona), conviene leer cómo pedir neceseres personalizados sin errores, porque la lógica de aprobación individual aplica igual.

Fase 5. Organiza la entrega y el reparto

Última fase, la que más se improvisa. Decide antes de pedir: ¿la mercancía se recoge o se envía? Fun Fashion entrega y recoge en Fuenlabrada (Madrid) y envía a cualquier punto de España, así que quien organiza un evento fuera de Madrid debe contar el transporte dentro del calendario.

Y planifica el reparto del día: qué lleva cada miembro del staff, en qué mesa se entrega el material al público y en qué orden. Si hay que separar bolsas por grupos, hazlo antes del evento, no durante. Un truco que funciona: marcáis las cajas por grupo y horario, y el reparto se convierte en una tarea de cinco minutos por mesa.

¿Cuánto tiempo total hay que reservar?

La respuesta honesta es que depende de la cantidad, el número de tintas, las posiciones de marcaje y la gama de la prenda. Un pedido sencillo con logo vectorial necesita mucho menos margen que una tirada con nombres individualizados y varias posiciones. Lo que sí se puede decir sin margen de error: las fases 1 y 2 son las que condicionan todo lo demás, y las que más gente deja para el final. Si tienes el reparto y las cantidades cerrados desde el principio, el resto del proceso avanza sin sobresaltos.

Sobre nuestro papel en esto: somos distribuidores de textil para personalizar con talleres de estampación y bordado en Madrid, y trabajamos con pedidos desde 25 o 50 unidades según el producto, siempre con la prenda ya marcada, no en blanco. No fabricamos prendas: elegimos entre más de 2.000 modelos del catálogo y las personalizamos.

Si ya tienes clara la lista y quieres ver cómo queda tu diseño antes de dar el paso, prueba gratis cómo queda tu logo antes de hacer el pedido: subes tu archivo y lo ves al momento sobre camisetas, sudaderas, gorras, bolsas y regalos, sin registro y sin salir de tu navegador. Después, pide presupuesto en la página de merchandising personalizado con lo que hayas decidido.

Relacionado con esto: nuestro artículo sobre fases del proceso de los gorros k-up.

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Preguntas frecuentes

¿Qué pongo en la lista si solo tengo presupuesto para una cosa?

Para ferias y congresos, la bolsa de tela suele ser la opción más rentable porque el asistente la usa durante todo el evento y más tarde, y encima lleva tu logo por el recinto. Si el evento es de equipo, la camiseta del staff da más visibilidad que cualquier objeto suelto.

¿Se puede pedir merchandising con el logo de cada asistente distinto?

Sí, se pueden individualizar prendas con el nombre o el puesto de cada persona, y nombre y número distintos en cada prenda deportiva. Es un tipo de pedido que requiere más margen en la fase de archivos y aprobación, porque cada unidad se verifica por separado.