Lista de merchandising para un evento: el 80 por ciento clave

Lista de comprobación del merchandising de un evento

Una lista de merchandising para un evento es el documento que reúne todo lo que hay que pedir, decidir y revisar antes de que llegue el día: los artículos, las cantidades por perfil de asistente, las tallas, los archivos de diseño y las fechas límite. Sirve para que nada quede a medias y para que el pedido llegue completo, personalizado y a tiempo para montar el evento.

En los pedidos que gestionamos desde nuestros talleres en Madrid, los problemas casi nunca vienen del diseño. Vienen de la lista: tallas sin cerrar, un logo en baja resolución que se descubre tarde, o unidades contadas para asistentes sin pensar en voluntarios y ponentes. Esta guía recorre los puntos de comprobación en el orden en que conviene resolverlos.

1. Qué, para quién y cuántas unidades

El primer bloque de la lista responde a tres preguntas. Qué vas a repartir, a quién se lo das y cuántos ejemplares necesita cada grupo. Sin cerrar esto, ningún presupuesto avanza.

• Los asistentes: cada uno recibe algo. Suele ser una camiseta o una bolsa de tela; si el evento es deportivo, la prenda se cuenta por inscritos.
• El equipo y los voluntarios: necesitan una prenda que los distinga. Un polo bordado o una sudadera de color distinto funciona mejor que otra camiseta igual para todos.
• Los ponentes, patrocinadores o invitados: un regalo de mayor gama. Una chaqueta softshell o una gorra bordada encaja mejor que el artículo general.

Con esos tres grupos definidos, el recuento sale solo: asistentes más equipo más invitados, más un margen por imprevistos. Recuerda que el pedido es por cantidad, desde 25 o 50 unidades según el producto, así que el mínimo se cubre casi siempre cuando hay tres grupos de destinatarios. Si te has quedado corto con un solo artículo, añadir otro modelo del catálogo (una gorra, una toalla, una botella) suele cuadrar la cuenta mejor que forzar un producto que no encaja.

Un matiz que conviene tener claro antes de pedir: la prenda se entrega siempre personalizada con tu logo o diseño. No se venden prendas sin marcar ni por unidades sueltas, así que la lista debe contar solo lo que de verdad se va a repartir.

2. Elegir los artículos: textil sí, otros objetos con criterio

El catálogo con el que trabajamos como distribuidor oficial reúne más de 2.000 modelos y más de 20.000 referencias: camisetas, polos, sudaderas, gorras, chaquetas, bolsas de tela, mochilas, toallas, paraguas, botellas y delantales, entre otros. Para un evento, la combinación más habitual es una camiseta de asistente más un accesorio para el equipo.

Al elegir cada artículo, aplica estos criterios de comprobación:

• Uso posterior: una bolsa de tela o una botella se siguen usando semanas después del evento, así que la marca viaja. Una camiseta de edición especial se guarda como recuerdo.
• Talla: si cuentas con inscritos, pide las tallas en el formulario de inscripción y anótalas en la lista. Si no, trabaja con un reparto de tallas aproximado y sube la cantidad de las tallas centrales.
• Color: en prendas oscuras el diseño suele ir en serigrafía o DTF; en tejido claro de poliéster, la sublimación integra la tinta en la tela. Si ya tienes la prenda pensada, la prueba de logo sobre el producto te muestra cómo queda antes de decidir.
• Gama: la prenda del asistente y el regalo del invitado no tienen por qué ser de la misma gama. Reservar la gama alta para quien representa a marcas o instituciones tiene más sentido que gastarla a partes iguales en todos.

Si el evento es una feria y el merchandising va a estar en un stand, la lista cambia de enfoque: priman los artículos ligeros, apilables y fáciles de entregar a mano, como bolsas, gorras o camisetas en talla única de bolsas. En el artículo sobre merchandising para eventos corporativos y qué opción elegir tienes la comparativa por tipo de evento, así que aquí no la repetimos.

3. Archivos y aprobación: el bloque que más retrasos provoca

Este punto de la lista es el que más revisamos con los clientes. Un pedido con tallas, nombres o varios artículos distintos se cierra bien cuando los archivos llegan preparados desde el principio. Anota en tu lista estos requisitos:

• El logo en vectorial, es decir, en SVG o PDF. Si solo dispones de JPG o PNG, que sea con la mayor resolución posible.
• Los textos definitivos: fechas, nombres, ediciones del evento. Un cambio después de aprobar el diseño obliga a repetir pantallas o ficheros.
• Las variantes si las hay: nombre de cada persona, número en prendas deportivas o puesto en uniformes. Cada variante es un dato que entra en la lista y que el taller marca de forma individual.
• El número de tintas o el tamaño del bordado, porque influye directamente en el precio final del pedido.

Antes de dar el visto bueno, comprueba con calma el boceto: colores sobre el color real de la prenda, tamaño del diseño en la espalda o el pecho, y ortografía de nombres. Aprobar deprisa es la causa más frecuente de sorpresas al recibir el pedido.

4. Cantidades, presupuesto y momentización del pedido

Con los artículos y los archivos listos, toca cerrar números. La cantidad es el factor que más mueve el precio: los tramos por volumen (a partir de 50, de 150, de 500 y de 1.000 unidades) abaratan el pedido, igual que reducir tintas o posiciones de marcaje. Si quieres entender en detalle qué encarece y qué abarata un pedido de merch, en el artículo sobre cuánto cuesta hacer merch y qué factores mueven el precio lo explicamos punto por punto.

Sobre el calendario, marca en tu lista dos fechas de referencia: la del cierre de inscripciones (que fija el número real de asistentes y sus tallas) y la del montaje del evento (que fija cuándo necesitas tenerlo todo en casa). Entre ambas queda el margen real para pedir. En cuanto tengas esas fechas, pide el presupuesto por el servicio de merchandising personalizado: se propone prenda y técnica, se envía el presupuesto sin compromiso y se marca la producción en los talleres de Madrid. La recogida es en Fuenlabrada y el envío llega a cualquier punto de España.

5. Reparto el día del evento

El último bloque de la lista se escribe antes del evento y se ejecuta el día de la entrega. Un pedido llega en cajas por modelo y talla, así que conviene planear cómo se saca de las cajas y en qué orden:

• Separa por perfil: primero el equipo y los voluntarios, que se visten antes de abrir; después los packs de asistente, ya contados; por último, los regalos de invitados.
• Ordena las tallas: deja las tallas agrupadas y etiquetadas para que el reparto en la entrada no se convierta en un atasco. Si hay inscripciones con talla asignada, ordena alfabéticamente o por franja horaria de recogida.
• Reserva el margen: las unidades extra que pediste deben ir aparte, no mezcladas con el stock de reparto.
• Nombra a una persona responsable: quien lleva la lista anota lo entregado y lo que queda, y decide sobre las reclamaciones de talla en el momento.

Si organizáis camisetas de un evento con nombres o números personalizados, el reparto cambia: cada prenda corresponde a una persona concreta, así que conviene bolsa con nombre o una hoja de listado impresa. Es el mismo sistema que usamos con listados de clubes y colegios, donde un solo error en el papel se multiplica por familias enteras.

Resumen: la lista de comprobación en una tabla

Si tu evento está más cerca de lo que te gustaría, la lista no se salta: se simplifica. Un solo artículo bien elegido para todos y el equipo con una prenda distinta resuelve el 80 por ciento del trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se hace el merchandising de un evento paso a paso?

Se sigue el orden de esta lista: defines qué artículos repartes y a qué perfiles, cierras cantidades y tallas con el número de inscritos, preparas los archivos de diseño (logo vectorial y textos definitivos), pides presupuesto y apruebas el boceto, y por último planificas el reparto el día del evento separando por perfil y talla. Cada paso alimenta al siguiente, así que saltarse uno suele obligar a repetir trabajo.

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