Lista para montar el welcome pack de tu empresa

Si te toca preparar el pack de bienvenida de tu empresa, el proceso se ordena en seis fases: definir el contenido, cerrar tallas y cantidades, pedir presupuesto, aprobar el marcaje, producir y montar la entrega. Cada fase depende de la anterior, y saber qué ocurre en cada una evita atascos de última hora.

El proceso, en seis fases

1. Definir qué lleva el kit y a quién va dirigido.
2. Cerrar el listado de prendas, tallas y cantidades.
3. Pedir presupuesto con las prendas y el marcaje concretos.
4. Aprobar el diseño y preparar el logo en el formato correcto.
5. Producir el marcaje en las prendas elegidas.
6. Recibir, montar cada kit y repartirlo.

A continuación desarrollamos cada fase con lo que ocurre de verdad, qué decisiones se toman y en qué se frena la mayoría de los proyectos.

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Fase 1: definir el contenido y los destinatarios

En esta fase decides qué artículos entran en el kit y para quién es. Un welcome pack para empleados no lleva lo mismo que uno para clientes: el primero suele tener peso textil (camiseta o sudadera con el logo, gorra o bolsa), mientras que el de cliente se queda más en regalo promocional.

Si aún no tienes claro qué meter en el kit de bienvenida, la checklist completa para preparar un pack de bienvenida te sirve de punto de partida; este artículo se queda con el proceso y con lo que hay que resolver en cada paso.

Dos decisiones cierran esta fase: la lista definitiva de artículos y el criterio de entrega (se lo da RR. HH. al empleado el primer día, lo envía el comercial al cliente, o se entrega en un evento). Todo lo que no se cierre aquí se arrastra y luego cuesta el doble.

Fase 2: cerrar tallas y cantidades

Esta es la fase donde más se atasca la gente, sobre todo con empleados. Necesitas las tallas de cada persona antes de producir, así que conviene abrir un listado interno y pedir a cada uno su talla con antelación. Si el kit va por departamentos o por colectivos distintos, separa los listados: no se piden igual veinte kits para la oficina que cuarenta para la plantilla de almacén.

En cuanto a cantidades, ten presente que los pedidos de personalización se plantean por cantidad: el mínimo depende del producto, pero en general se mueve a partir de 25 o 50 unidades según la prenda. No se venden prendas sueltas ni prendas sin marcar: cada pieza sale ya personalizada con vuestro diseño. Por eso, si vais justo de unidades, es mejor ampliar el kit con algún artículo más que pedir por debajo del mínimo.

Fase 3: presupuesto con prendas y marcaje concretos

Con el listado cerrado, toca pedir presupuesto. Cuanto más concreto sea, más realista será la respuesta: modelo o tipo de prenda, colores, tallas, número de unidades y posición del marcaje. Un presupuesto pedido con esos datos se puede comparar bien; uno pedido con "camisetas con logo, ya te diré cuáles" se queda en estimación.

Si todavía no has elegido proveedor, antes de pedir precio conviene revisar las preguntas que conviene hacer antes de encargar el welcome pack, porque aclaran si el marcaje entra en el precio o se cobra aparte, y qué pasa con las reposiciones.

Este es también el momento de mirar el catálogo con calma. En el catálogo de prendas para personalizar hay más de 2.000 modelos de marcas como Kariban, B&C, Fruit of the Loom o Gildan, con tallas de hombre, mujer y niño en muchos de ellos y opciones en algodón orgánico. Elegir gama y color de prenda influye tanto en el resultado como en el coste por unidad.

Fase 4: aprobar el diseño y preparar el archivo

Aquí se decide el detalle que más se nota en el resultado final: la técnica de marcaje y el formato del logo. Para textiles, la serigrafía funciona bien en tiradas con pocos colores; el DTF permite diseños a todo color y degradados; el bordado es la opción habitual en polos, gorras y chaquetas; y la sublimación se reserva para prendas claras de poliéster, sobre todo deportivas.

En cuanto al archivo, el logo funciona mejor en vectorial (SVG o PDF). Si solo disponéis de JPG o PNG, enviadlo con la máxima resolución posible, porque el resultado del marcaje depende directamente de la calidad del original. Este es el punto donde vale la pena comprobar cómo queda vuestra marca sobre la prenda real antes de dar el visto bueno: muchos arrepentimientos de último minuto nacen de haber aprobado un diseño sin haberlo visto en contexto.

Fase 5: producción del marcaje

Durante esta fase las prendas se marcan en los talleres de Madrid. Es un proceso que sigue el orden acordado: primero se preparan los diseños por tinta o posición, después se marca cada lote y finalmente se revisa antes de preparar la entrega. Si el kit combina varias prendas (camiseta más gorra, por ejemplo), las producciones se coordinan para que lleguen juntas al montaje.

Lo que puede retrasar esta fase casi siempre viene de detrás: un logo de baja resolución, un cambio de color de prenda decidido tarde o una talla que faltaba en el listado. Por eso las fases anteriores se cierran por escrito.

Fase 6: recepción, montaje y entrega

La última fase es pura logística. Las prendas personalizadas llegan a un punto de recogida en Fuenlabrada (Madrid) o se envían a cualquier punto de España. A partir de ahí, el montaje del kit lo hacéis vosotros o lo hace quien gestione el envío: meter cada kit en su bolsa, añadir la carta de bienvenida o el folleto y etiquetar cada paquete con el nombre del destinatario.

Si el kit se presenta en caja o sobre con packaging propio, merece la pena ver cómo funciona el packaging de lotes personalizados y sus opciones, porque muchos de los criterios (protección, presentación, etiquetado individual) son los mismos que en un lote de Navidad.

Un detalle práctico: si queréis personalizar cada kit con el nombre o el puesto de la persona, eso se puede hacer también en el marcaje, igual que se ponen nombres y números distintos en cada prenda deportiva. Basta con facilitar el listado de nombres en la fase 2, no en la 5.

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¿Cuánto se tarda en montar un welcome pack?

El tiempo total depende de tres factores, y ninguno es fijo. Primero, lo que tardéis vosotros en cerrar las fases 1 y 2: los listados de tallas y la aprobación de contenidos suelen ser el cuello de botella real. Segundo, la gama y la disponibilidad de las prendas elegidas en el catálogo. Y tercero, el número de técnicas y posiciones de marcaje: un bordado en pecho de una sudadera no se prepara igual que un DTF a todo color en dos posiciones.

La recomendación que mejor funciona es empezar por la fase 1 con margen y no dejar las tallas para el final. Quien cierra el listado pronto, produce sin sustos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un kit de inicio?

Es lo mismo que un welcome pack: el conjunto de artículos que una empresa entrega a un empleado o cliente nuevo al empezar la relación. Suele combinar prendas personalizadas con la marca, material de onboarding y algún detalle de regalo.

¿Cuánto se tarda en preparar un pack de bienvenida?

No hay un tiempo único: depende de cuánto tardéis en cerrar el listado de tallas y cantidades, de la disponibilidad del modelo elegido y del tipo de marcaje. Empezar el listado de tallas con antelación es lo que más influye en que el proyecto llegue a tiempo.

¿Se puede poner el nombre de cada empleado en su prenda?

Sí. Se puede personalizar el nombre o el puesto de cada persona, igual que se marcan nombres y números distintos en cada prenda deportiva. Basta con facilitar el listado de nombres junto con las tallas al pedir el presupuesto.

Pide presupuesto para tus kits de bienvenida

Si ya tienes el listado de prendas y tallas, el siguiente paso es pedir presupuesto con esos datos concretos. En la página de regalos de empresa personalizados encontraréis cómo trabajamos los kits de bienvenida y el merchandising para empleados, con prendas del catálogo marcadas a vuestra medida. Fun Fashion es distribuidor oficial de textil con estampación y bordado en nuestros talleres, así que la prenda llega ya personalizada y lista para entregar. Y si quieres afinar el diseño antes de pedir precio, prueba gratis cómo queda tu logo antes de hacer el pedido: sube el archivo, míralo sobre camisetas, sudaderas, gorras y bolsas al momento y decide con el resultado delante.