Cómo organizar el plan anual de regalos de empresa para fidelizar clientes

Un plan anual de regalos de empresa se construye en seis fases: inventariar las fechas clave, fijar el presupuesto, elegir las prendas, aprobar el pedido, producir el marcaje y organizar la entrega. Cada una tiene su plazo orientativo y su función, y saltarse alguna suele traducirse en pedidos fuera de tiempo o en tallas mal resueltas. En este artículo recorremos el proceso fase por fase, tal como lo planteamos con nuestros clientes en Madrid y en el resto de España.

Cómo se organiza el proceso: los pasos en orden

1. Haz el inventario de fechas y ocasiones del año.
2. Fija un presupuesto anual por criterios, no por cifras sueltas.
3. Elige las prendas y las técnicas de marcaje.
4. Recoge tallas, nombres y datos de cada persona.
5. Aprueba el pedido y confirma el marcaje.
6. Recibe, controla y entrega.

Este orden importa porque cada paso necesita datos del anterior. Sin fechas no sabes cuántos pedidos hacer; sin presupuesto no sabes qué prenda elegir; y sin tallas no puedes cerrar la producción.

Fase 1: inventario de fechas y ocasiones

La primera fase consiste en listar todas las ocasiones en las que la empresa regala algo: bienvenidas de nuevas incorporaciones, verano, aniversarios, campañas comerciales y Navidad. Anota para cada una la fecha objetivo y la fecha en la que tendrías que tener el pedido listo para entregar.

Esa fecha de entrega es la que manda. Si quieres que las prendas lleguen antes de un evento, el pedido tiene que estar aprobado con margen suficiente. Te recomendamos empezar este inventario en otoño para el año siguiente, porque es cuando menos presión de calendario hay y cuando más fácil es agrupar.

Fase 2: presupuesto anual

El presupuesto anual de merchandising se organiza mejor por criterios que por cantidades cerradas. Pregúntate cuántas personas recibirán un regalo al año, cuántas ocasiones tienen un regalo de grupo y qué parte del presupuesto quieres reservar para pedidos imprevistos. Para el panorama completo, consulta nuestra guía «Plan anual de regalos de empresa: ideas para cada mes».

Lo que más abarata un pedido es la cantidad: nuestros tramos de precio cambian a partir de 50, 150, 500 y 1.000 unidades. También influyen el número de tintas o el tamaño del bordado, las posiciones de marcaje y la gama y el color de la prenda. Y hay un punto donde no conviene recortar: en la calidad de la prenda base, porque es lo que el destinatario va a usar de verdad.

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Fase 3: selección de prendas y técnica de marcaje

Aquí eliges qué prenda regalar y cómo se marca el logo. Para un plan anual suele funcionar mantener una o dos prendas base durante todo el año, porque así simplificas las tallas y las reposiciones. Un polo bordado sirve para el equipo comercial en primavera y una sudadera de algodón para Navidad, pero conviene que las dos salgan del mismo catálogo.

En cuanto a la técnica, la serigrafía es la más habitual para tiradas medias y grandes con pocos colores, y el bordado da un acabado con relieve que funciona muy bien en polos, chaquetas y gorras. Si el diseño tiene muchos colores o fotos, el DTF suele ser la opción más práctica.

Fase 4: tallas, nombres y datos de cada persona

Esta es la fase que más se alarga cuando no se planifica. Recoger tallas de decenas de personas, con sus cambios de última hora, lleva tiempo. Por eso recomendamos abrir un único formulario por campaña y no pedir las tallas cada vez por separado.

Si cada prenda lleva nombre o puesto, o nombre y número distintos en el caso del deporte, añade ese dato al formulario desde el principio. Revisar los listados con calma en esta fase evita reimprimir prendas, que es el error más caro del proceso.

Fase 5: aprobación, producción y entrega

Una vez decidido el pedido, se aprueba el diseño y el marcaje, se produce en nuestros talleres en Madrid y se entrega. Puedes recoger el pedido en C/ Paloma, 22, Polígono Los Gallegos, en Fuenlabrada, o enviarlo a cualquier punto de España desde Madrid.

Para planificar bien el plazo total, cuenta con que la producción y el envío necesitan margen propio. El plazo exacto depende de la cantidad, la técnica y el destino, así que lo mejor es consultarlo al pedir presupuesto antes de fijar la fecha de la campaña.

Cuánto tarda un plan anual de regalos de empresa

No hay un plazo único, porque depende del número de personas, de las tallas y de cuántos pedidos distintos haya al año. Lo práctico es calcular hacia atrás desde cada fecha clave: fija la entrega, resta la producción y el envío, y después resta la recogida de datos y la aprobación. Así sabrás cuándo tienes que empezar cada ciclo.

Si quieres ver cómo se agrupan los pedidos para aprovechar el mejor tramo de cantidad, en nuestra guía sobre regalos de empresa lo explicamos con detalle. Y si todavía estás decidiendo qué regalar, el artículo sobre plan anual de regalos de empresa: qué opción te conviene compara las tres formas de planificarlo.

Relacionado con esto: nuestra guía sobre cómo elegir los mejores regalos de empresa en Madrid y acertar con el detalle.

Qué hacer antes del primer pedido

Antes de lanzar el primer pedido, revisa la lista de fechas, decide quién aprueba cada compra y prueba el formulario de tallas con un grupo pequeño. Para elegir prenda y técnica sin dudas, puedes usar nuestro catálogo, que tiene más de 2.000 modelos y más de 20.000 referencias contando colores y tallas, y para ver cómo quedaría tu logo sobre distintas prendas, el probador de logo es un buen primer paso.

¿Tienes dudas con tu pedido? Te ayudamos a prepararlo: cuéntanos cuántas personas son, qué tallas necesitan y qué logo quieres llevar, y lo revisamos contigo por teléfono, correo o en el formulario de presupuesto, antes de que hagas ningún pedido.

¿Listo para dar el paso? ¿Tienes dudas con tu pedido? Te ayudamos a prepararlo