Plantilla de tallas y dorsales para equipaciones: fases del proceso

Usar una plantilla de tallas y dorsales para equipaciones se organiza en seis fases: fijar el modelo, montar la hoja, recoger los datos, revisarlos, cerrar el listado y mandar el pedido. Las cuatro primeras las hacéis vosotros en el club y, juntas, ocupan mucho más tiempo que la propia producción. Aquí va cada fase en orden, con qué ocurre en cada una y un plazo orientativo del trabajo de lado del club.

¿Cómo se hace un pedido de equipaciones con la plantilla, paso a paso?

1. Fija el modelo y las tallas disponibles. Una tarde, mirando el catálogo y las gamas.
2. Monta la hoja de pedido con una fila por jugador. Media hora, si partís de una hoja de cálculo.
3. Recoge los datos del equipo o de las familias. Entre una y dos semanas, según el grupo.
4. Revisa tallas, nombres y dorsales repetidos. Un rato, la misma semana del cierre.
5. Cierra el listado y confírmalo con los delegados. Un par de días de correos.
6. Envía el pedido y espera la producción. El plazo de marcaje se confirma con el presupuesto.

Ahora vamos fase por fase.

Fase 1: fijar el modelo y las tallas disponibles

Antes de abrir ninguna hoja, hay que saber qué prenda vais a pedir. Si elegís el modelo después de recoger los datos, os arriesgáis a que alguien haya pedido una talla que ese modelo no tiene, o a que un jugador de 3XL no quepa en la gama que habíais pensado.

En esta fase conviene mirar el catálogo de ropa deportiva y equipaciones para clubes, donde están los jerseys, sudaderas y demás prendas deportivas con sus tallas de hombre, mujer y niño. Son más de 2.000 modelos, que sumando colores y tallas superan las 20.000 referencias, así que dedícadle la tarde que haga falta: es la fase que decide todo lo demás.

Plazo orientativo: una tarde de reunión entre presidente y entrenador.

Fase 2: montar la hoja de pedido con una fila por jugador

Con el modelo elegido, se crea la hoja de cálculo. Una fila por jugador y, como mínimo, cuatro columnas: nombre, talla, nombre en la camiseta y dorsal. Si vais a pedir más de una prenda por jugador (jersey y sudadera, por ejemplo), se añade una columna de talla por prenda.

Esta hoja es la hoja de pedido de equipación que el taller va a usar como lista de trabajo, así que mejor no complicarla: sin celdas combinadas, sin colores que signifiquen cosas y con las cabeceras claras. Si el club prefiere un formato ya montado, tenéis la plantilla para pedir la equipación con tallas, nombres y dorsales de toda la plantilla en una hoja, donde se explica columna a columna.

Plazo orientativo: media hora si partís de una plantilla, una hora si la construís desde cero.

Fase 3: recoger los datos del equipo o de las familias

Aquí es donde el proceso se atasca casi siempre. En un equipo senior, el delegado rellena la hoja en una sesión; en un equipo infantil, hay que recoger la talla, el nombre y el dorsal (o la autorización del dorsal) de treinta familias distintas.

Lo que funciona mejor es no recoger los datos a mano: un formulario corto por familia o un enlace compartido a la hoja de cálculo, con fecha límite en la que entrenamientos y competición no dependan aún del pedido. Recordad también dar opciones de talla claras, no «mediana o grande»: los niños crecen y las familias prefieren irse a la talla de más.

Plazo orientativo: entre una y dos semanas, con recordatorio a mitad de camino. Es la fase que más se alarga, y por eso conviene arrancarla con margen sobre el calendario del club.

Fase 4: revisar tallas, nombres y dorsales repetidos

Con los datos recogidos, llega la revisión. Tres comprobaciones en este orden:

• Tallas fuera de lo normal: filas vacías, tallas mal escritas o jugadores que se han ido de la escala del modelo elegido.
• Nombres mal escritos o con mayúsculas y acentos inconsistentes, porque el marcaje se hace tal cual llega.
• Dorsales repetidos o vacíos, con un simple orden de la columna: dos 7 seguidos delatan el problema al instante.

Si algún jugador duda entre dos tallas, es el momento de resolverlo midiendo una camiseta y comparando con una que ya tenga en casa. Para eso tenéis el artículo de cómo medir una camiseta y decidir la talla paso a paso, que evita sorpresas cuando la prenda llega.

Plazo orientativo: un rato el mismo día del cierre, antes de dar la hoja por buena.

Fase 5: cerrar el listado y confirmarlo

Cuando la revisión sale limpia, el listado se congela: se convierte en el documento oficial del pedido y ya no se toca. Antes de mandarlo, pasa una última lectura por los delegados de cada equipo si el club es grande, porque ellos detectan en un minuto el nombre mal escrito o el dorsal que se han cambiado entre dos jugadores.

Aquí también se decide qué técnica de marcaje corresponde a cada elemento: el escudo en pecho, el nombre y el dorsal en la espalda, y si alguna prenda lleva bordado. Si tenéis dudas entre opciones, el artículo sobre errores al pedir equipaciones y qué opción conviene en cada caso os ayuda a decidir antes de cerrar.

Plazo orientativo: un par de días de ida y vuelta de mensajes, más si el club tiene varios equipos.

Fase 6: enviar el pedido y la producción

La hoja cerrada llega al proveedor con el diseño: escudo en vectorial (SVG o PDF, y si solo tenéis JPG o PNG, a la mayor resolución posible), posiciones de marcaje y cantidades por talla. A partir de aquí, el trabajo deja de ser vuestro.

En Fun Fashion, con la hoja y el diseño se prepara un presupuesto sin compromiso, se marca la ropa en nuestros talleres de Madrid y se recoge en Fuenlabrada o se envía a cualquier punto de España. El plazo de producción depende del volumen, del número de prendas distintas y de la técnica, y se confirma con el presupuesto: no hay un plazo único válido para todos los pedidos.

Plazo orientativo: el que se os confirme en el presupuesto, en función del pedido.

¿Cuánto se tarda en todo el proceso?

El trabajo del club, de la fase 1 a la 5, se mueve entre una semana corta y un mes, y casi siempre lo que marca el ritmo es la recogida de datos, no el resto. Fijar el modelo ocupa una tarde, montar la hoja media hora, revisar un rato y confirmar un par de días. La producción va aparte y depende de cada pedido. Si echáis cuentas, la conclusión es clara: el tiempo real está en convencer a treinta familias de que respondan al formulario, así que empezad por ahí y dejad la hoja montada el mismo día que elijáis el modelo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación conviene arrancar el proceso?

El margen lo fija vuestro calendario: la fase de recogida de datos es la que más se alarga, así que arrancadla con tiempo sobre el primer partido o el primer viaje. El plazo de producción se confirma con el presupuesto y depende del volumen y de la técnica de marcaje.

¿En qué formato se manda el listado al proveedor?

Una hoja de cálculo vale: lo importante es que cada fila sea un jugador y que las columnas sean legibles, sin celdas combinadas. Se puede enviar por correo o por el formulario de contacto, junto con el diseño en vectorial si lo tenéis.

¿Qué pasa si un jugador cambia de dorsal cuando el pedido ya está cerrado?

Una vez la prenda está marcada, el cambio ya no es posible. Por eso la hoja se congela antes de pedir y se revisa con los delegados. Si más adelante se incorpora alguien nuevo, la reposición depende de que el modelo siga en el catálogo.

¿Podemos rellenar la hoja desde el móvil?

Sí, tanto con hoja de cálculo en línea como con formulario. Solo tened cuidado con el autocompletado del teclado, que suele despistar acentos y mayúsculas en los nombres, y con las tallas escritas a mano en vez de elegidas de una lista.