Regalos para el family day de empresa: fases para elegirlos

Elegir los regalos para el family day de empresa funciona mejor como un proceso de seis fases: contar asistentes, repartir el presupuesto por grupos, elegir prendas, cerrar diseños, marcar y entregar. Cada fase depende de la anterior, y el orden evita sorpresas como tallas que faltan o un diseño que no encaja en la prenda. Aquí va el proceso completo, con lo que ocurre en cada etapa.

¿Cómo se organiza el pedido de regalos para el family day, fase por fase?

1. Confirmar cuántos adultos y niños van a asistir al evento.
2. Decidir qué recibe cada grupo: empleados, parejas e hijos.
3. Elegir las prendas base en el catálogo.
4. Cerrar el diseño y el color por cada grupo.
5. Aprobar el presupuesto y el marcaje.
6. Recoger o recibir las prendas ya personalizadas.

La lista es corta, pero cada paso esconde decisiones que conviene tomar en su momento. Vamos fase a fase.

Si quieres seguir leyendo sobre el tema, tienes nuestro artículo sobre toallas personalizadas bordadas con acabado 100 % profesional.

Fase 1: contar los asistentes, no solo los empleados

El error más común al empezar es pensar en la plantilla y olvidar a las familias. En un día de la familia en la empresa acuden empleados con pareja e hijos, así que la cuenta debe hacerse por grupos: adultos de la empresa, acompañantes adultos y niños, con sus edades aproximadas.

Con las inscripciones cerradas o casi cerradas, apunta dos datos por persona: la talla y el grupo al que pertenece. Si el evento tiene actividades por equipos, ese reparto por grupos te servirá después para asignar colores. Si todavía no has cerrado la lista, separa un margen de unidades de reserva; pedir el mismo modelo en un color igual para reponer es más sencillo cuando el modelo sigue en catálogo.

Y un apunte de experiencia: los castillos hinchables, las gymkanas y los talleres para los pequeños son terreno de riesgo para una camiseta. Si en tu evento habrá actividad física, en el bloque de regalos de empresa para niños conviene apostar por prendas de algodón con gramaje suficiente o por prendas de deporte, que aguantan mejor la tarde.

Fase 2: decidir qué recibe cada grupo

Antes de mirar modelos, decide el reparto. Un esquema habitual:

• Adultos: una camiseta del evento o una sudadera si hace frío, según la época del año.
• Hijos de empleados: una camiseta a su talla más un detalle pequeño, como una mochila o una gorra infantiles.
• Personal de organización: algo que los distinga del resto, como un color distinto o un peto de entrenamiento para los monitores de las actividades.

Este reparto determina cuántas referencias distintas vas a pedir y, con ello, lo que viene después. Si quieres ver ejemplos concretos de prendas y detalles, en nuestra guía de camisetas y detalles para el día de la familia en la empresa están resueltos los casos más típicos; aquí nos centramos en el orden del proceso.

Fase 3: elegir prendas base en el catálogo

Con el reparto claro, toca elegir modelos. En el catálogo hay más de 2.000 modelos entre marcas como Kariban, B&C, Fruit of the Loom, Gildan o Russell, con tallas de hombre, mujer y niño en muchos de ellos. Para un family day, lo práctico es fijarse en tres cosas:

• Que el modelo exista en tallas de adulto y de niño, o elegir un modelo por grupo. Así las fotos de familia quedan bien y los pedidos se gestionan limpio.
• La gama y el color. Un color claro para primavera y verano, uno oscuro si habrá comida y manchas. El color también influye en el marcaje, porque una tinta clara sobre prenda oscura cuenta distinto que un tono sobre tono.
• El uso previsto. Si el regalo es para la actividad del día, una camiseta va bien. Si quieres que se lo lleven a casa y lo usen, una sudadera o una gorra aguantan más tiempo.

Las mochilas y las gorras para los pequeños funcionan muy bien como complemento de la camiseta: son baratas de marcaje, gustan y las usan después del evento. Para las mochilas y los accesorios hay también personalización de objetos con DTF UV y tampografía, además del bordado en gorras.

Fase 4: cerrar el diseño y el color por grupo

En un family day lo normal es un diseño único con variantes: el mismo motivo, pero con un color por equipo o una talla distinta por grupo. Para que la fase no se alargue, decide antes de pasarla a producción:

• El texto o el motivo y si lleva el logo de la empresa, el nombre del evento o ambos.
• Las posiciones de marcaje: pecho, espalda o manga. Cada posición extra suma trabajo al marcaje.
• El número de tintas del diseño. Menos tintas simplifica la serigrafía y suele abaratar el pedido; un diseño a todo color con foto o degradado va mejor con DTF.

Un truco que evita frustraciones: comprueba cómo queda el logo sobre la prenda elegida antes de comprometerte. La escala, el color del tejido y el tamaño del bordado se ven muy distinto en la pantalla que en la tela real. Si tu logo está en vectorial (SVG o PDF), el marcaje saldrá más limpio; si solo tienes JPG o PNG, consigue la mayor resolución posible.

Fase 5: aprobar presupuesto y marcaje

Con modelos, cantidades y diseño cerrados, la fase de presupuesto es la más rápida, porque todo lo anterior ya está decidido. El precio de un pedido de este tipo depende de la cantidad total, de las tintas del diseño, del número de posiciones, de la gama de la prenda y del color, no de decisiones de último minuto.

Aquí es donde conviene revisar que el pedido tiene sentido por cantidad: los pedidos se sirven desde 25 o 50 unidades según el producto, y el coste por prenda baja en tramos de más unidades. Si te quedas corto con un grupo, sumar las gorras o las mochilas de los niños al mismo pedido ayuda a llegar con lógica al mínimo. Si tienes dudas sobre qué encaja en cada situación, el artículo sobre errores al elegir regalos de empresa y qué alternativa encaja en cada caso repasa los fallos más habituales y sus soluciones.

Fase 6: marcaje, recogida o envío

La última fase es la del taller. Las prendas se marcan en nuestros talleres de Madrid con la técnica elegida: serigrafía para tiradas con pocos colores, DTF para diseños a todo color, bordado para polos, chaquetas y gorras, o tampografía y DTF UV para objetos. El marcaje se planifica cuando el diseño y las tallas están cerrados, por eso las fases anteriores importan: un cambio de diseño aquí significa volver a empezar.

Terminado el marcaje, las prendas se recogen en Fuenlabrada, en el polígono Los Gallegos, o se envían a cualquier punto de España desde Madrid. Si el evento se celebra fuera de la Comunidad de Madrid, el envío nacional es la vía habitual; si está cerca, la recogida directa te permite revisar el pedido en persona antes de llevarlo al venue.

Cuánto tiempo lleva organizar los regalos del family day

El tiempo total depende menos del taller que de tus decisiones internas. Las fases de contar asistentes, repartir grupos y cerrar diseño suelen ser las que más cuestan en cualquier empresa, porque implican a varias personas. El marcaje en sí arranca cuando todo está aprobado y avanza según la técnica elegida y el volumen de prendas. La regla que mejor funciona: no esperes a cerrar las inscripciones para empezar las fases 2 y 3, y deja la lista de tallas para el final. Así el pedido entra en producción con todo resuelto y el margen del que dispongas se dedica al marcaje, no a los debates internos.

Si lo que te falta es un método para decidir entre opciones de regalo, el artículo sobre cómo elegir regalos para el family day de empresa entra en los criterios de decisión, complementando este proceso.

Un apunte antes de empezar

Falta por decir una cosa que cambia cómo se planta todo: Fun Fashion no fabrica prendas. Distribuye las de las marcas del catálogo y las marca, lo que significa que el modelo que ves en catálogo es el que llega, ya personalizado, con precios de distribuidor por cantidad. Para ver cómo encaja un pedido así en tu family day, la página de regalos de empresa reúne las opciones más pedidas y la forma de pedir presupuesto.

Y para dar el primer paso sin compromiso de nada, prueba cómo queda tu logo sobre las prendas que estás valorando: súbelo y compruébalo sobre camisetas, sudaderas, gorras, bolsas y regalos directamente en tu navegador.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si un empleado confirma su asistencia al final y falta su talla?

Es la situación más habitual en estos eventos. Como los modelos se reponen mientras sigan en catálogo, la solución práctica es reservar unas unidades del modelo y color principales dentro del mismo pedido, o pedir una reposición con el mismo marcaje después del evento.

¿Conviene un diseño distinto para los niños o el mismo que el de los adultos?

El mismo motivo a distinta escala suele funcionar mejor: mantiene la identidad del evento y simplifica el marcaje. Lo que sí cambia es la prenda base, porque en niños conviene un modelo específico de su talla y, si habrá mucha actividad, un tejido que aguante el uso.

¿Qué técnica de marcaje es la mejor para las camisetas de un family day?

Depende del diseño y de la tirada. Serigrafía para diseños de pocos colores en cantidades medias o grandes, DTF para motivos a todo color o con degradados. Si el regalo incluye gorras o prendas de piqué, bordado.

¿Se puede pedir un color diferente por equipos en el mismo pedido?

Sí, y es lo más común en estos eventos. Se gestiona como el mismo modelo en varias referencias de color, con el mismo marcaje. Lo que conviene cerrar antes es el reparto de colores por grupo, porque afecta a la planificación del marcaje.