Cuánto cuesta el merchandising de un evento: precios y tarifas

Cuánto cuesta el merchandising de un evento depende de cuatro factores: la cantidad de unidades, la gama de la prenda, la técnica de marcaje y el número de tintas o posiciones. No hay un precio único, porque un pedido de camisetas para una carrera y otro de mochilas para un congreso se calculan distinto. Lo que sí puedes hacer es presupuestarlo por asistente y decidir dónde conviene gastar y dónde no.

El presupuesto por asistente: el método más útil

Los organizadores de eventos que llegan a nosotros parten casi siempre de la misma pregunta: cuánto tengo que reservar por persona. El cálculo funciona así. Tienes una cifra total para merchandising, la divides entre el número de asistentes previstos y obtienes una cantidad disponible por persona. Con esa cantidad por asistente decides si repartes un artículo bueno a todos o dos artículos sencillos.

Ese enfoque cambia el resultado final. Con el mismo presupuesto total, dar a cada asistente una camiseta con buen acabado suele funcionar mejor que dar una camiseta floja más un objeto que acabará en un cajón. El precio por asistente merchandising es una referencia de planificación, no una promesa: el coste real se cierra con el pedido confirmado.

Si aún no tienes clara la lista de artículos, te puede servir revisar qué artículos de merchandising funcionan mejor en un evento antes de cerrar números. Y si tu evento es corporativo, en qué merchandising conviene en un evento corporativo comparamos opciones por tipo de público.

Los cuatro factores que fijan el precio

Cuando prepara un presupuesto merchandising evento, Fun Fashion valora cuatro cosas. Ninguna es negociable por separado, pero todas se pueden ajustar:

• Cantidad. Los tramos de cantidad son el factor más potente. El coste por unidad baja a partir de +50, +150, +500 y +1.000 unidades. Un pedido de 300 camisetas sale más caro por unidad que uno de 600, aunque la prenda y el diseño sean los mismos.
• Gama y color de la prenda. Una camiseta básica de Fruit of the Loom no cuesta lo mismo que una Bella+Canvas de corte más moderno, y una prenda clara se marca mejor que una oscura. En el catálogo de textil para personalizar hay más de 2.000 modelos de 18 marcas, así que siempre hay margen para ajustar la gama.
• Técnica de marcaje. Serigrafía, DTF, sublimación y bordado no tienen el mismo coste por unidad. La técnica correcta depende del diseño, del tejido y de la tirada, no del gusto.
• Tintas y posiciones. Un diseño a una tinta en una posición es lo más sencillo de producir. Cada tinta adicional en serigrafía y cada posición extra (pecho y espalda, por ejemplo) suman trabajo y, con ello, coste.

En nuestra experiencia, la variable que más se pasa por alto es el número de tintas. Muchos diseños de evento llevan cinco colores cuando con dos funcionarían igual de bien, y ese recorte no se nota en el resultado.

Qué encarece un pedido y qué lo abarata

Si buscas merchandising para eventos barato, la palanca no está en pedir la prenda más baja del catálogo. Está en reducir lo que no aporta. Estas decisiones encarecen el pedido:

• Colores oscuros de prenda con diseño de muchos tintas.
• Varias posiciones de marcaje cuando una comunica igual.
• Mezclar muchos modelos distintos en la misma tirada, porque rompe los tramos de cantidad.
• Estirar la lista de asistentes por encima de la asistencia real esperada.

Y estas lo abaratan sin restar valor:

• Agrupar todo en un solo modelo y color, aunque sea en tallas distintas.
• Simplificar el diseño a una o dos tintas bien elegidas.
• Subir de tramo de cantidad si hay margen: saltar de 140 a 160 unidades a veces cambia el coste por unidad de forma notable, y las sobras sirven para reposiciones.
• Elegir gamas básicas en prendas de uso único y reservar la gama alta para lo que se repite, como sudaderas de voluntarios.

Un matiz importante: hay cosas donde no conviene recortar. Un marcaje flojo en una camiseta de carrera se ve en las fotos de la meta y en la bolsa de cada corredor. Prefiero un diseño de dos tintas bien impreso que uno de seis tintas mal compensado.

Cómo leer un presupuesto de merchandising

Cuando te llegue un presupuesto, comprueba que desglose estos puntos. Si alguno falta, pide que lo detallen antes de comparar con otro proveedor:

• Precio por unidad en tu tramo de cantidad concreto, no en un tramo superior al que necesitas.
• Técnica de marcaje y número de tintas incluidas.
• Prenda exacta: marca, modelo y color. Dos presupuestos que parecen iguales rara vez lo son si la prenda base cambia.
• Tallas incluidas y si hay tallas de niño o de mujer con recargo.
• Qué pasa si necesitas repetir el pedido más adelante con el mismo marcaje.

Un consejo práctico: compara presupuestos a igualdad de prenda y de tramo. Si uno te da un precio más bajo con una prenda de otra gama, la comparación no vale de nada. Y si alguien te presupuesta por debajo de 25 o 50 unidades, desconfía: el pedido por cantidad desde ese mínimo es lo que permite trabajar con precios de distribuidor.

Qué incluye cada tipo de pedido para un evento

Esta tabla resume cómo se comporta cada tipo habitual de pedido de evento. No damos importes, porque dependen de la cantidad y del diseño, pero sí qué encarece y qué abarata cada caso:

Si quieres ver ejemplos concretos de artículos y combinaciones para cada formato de evento, la página de merchandising personalizado reúne las opciones que solemos recomendar a organizadores, agencias y ayuntamientos.

De la idea al presupuesto: cómo pedimos nosotros

El proceso es corto. Nos cuentas qué evento organizas, cuántos asistentes esperas, qué artículo te interesa y qué logo quieres marcar. Con eso proponemos prenda y técnica y preparamos un presupuesto sin compromiso. Conviene tener el logo en vectorial (SVG o PDF) o, si es JPG o PNG, con la mayor resolución posible: eso evita sorpresas de calidad cuando el diseño se agranda.

Hay un detalle que insistimos a cada organizador: cierra las tallas lo mejor que puedas antes de pedir. En carreras y colegios, la inscripción no suele cerrar cuando hay que pedir. Una estimación honesta por tallas, aunque sea aproximada, cuesta menos que acertar de casualidad. En merchandising para eventos de verano contamos qué conviene decidir antes de encargar, y buena parte se aplica a cualquier época del año.

Un límite que conviene conocer: en el catálogo no hay tazas, bolígrafos, libretas ni memorias USB. Lo que sí hay son botellas personalizables, mochilas, gorras, bandanas y todo el textil, con técnicas como tampografía o DTF UV para los objetos que no son prenda.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer merchandising para un evento paso a paso?

Primero, define el objetivo: ¿el merchandising identifica a voluntarios, promociona una marca o es un recuerdo para el asistente? Segundo, elige una categoría de artículo por público, no una lista larga. Tercero, calcula el presupuesto total, divídelo por asistentes y decide si repartes un artículo bueno a todos o algo más sencillo más un extra para un grupo. Cuarto, pide presupuesto con cantidad, prenda y logo concretos, en vectorial si es posible. Y quinto, cierra el reparto de tallas antes de confirmar el pedido. Si tienes dudas entre prenda y técnica, pide asesoramiento antes de decidir: cambiar de técnica a mitad del proceso encarece y retrasa.

Si te quedan dudas con tu pedido, sobre todo cuando hay muchas variables (tallas, nombres o varios artículos distintos), lo mejor es hablarlo antes de pedir: por teléfono, por correo o desde el formulario de presupuesto te orientamos sobre prenda, técnica y cantidad para que el pedido salga bien a la primera.