Errores al elegir uniformes de hostelería: fase por fase del proceso

Casi todos los problemas con uniformes de hostelería nacen de saltarse una fase del proceso de elección: se decide la prenda antes de definir los puestos, el color antes de mirar las tallas o el marcaje después de comprar. El proceso real tiene 6 fases y en cada una hay un error típico que se puede evitar. Aquí va, paso a paso, qué ocurre en cada etapa y qué conviene comprobar antes de pasar a la siguiente.

¿Cómo se elige un uniforme de hostelería paso a paso?

Este es el recorrido completo, del primer día en que alguien piensa «hay que uniformar al equipo» hasta el pedido final.

1. Define qué necesita cada puesto antes de mirar prendas.
2. Elige el tejido y el tipo de prenda, no la foto.
3. Comprueba que el color y el modelo existen en todas las tallas.
4. Decide la técnica de marcaje junto con la prenda.
5. Cuenta las tallas y calcula el pedido con margen.
6. Planifica las reposiciones desde el primer día.

Fase 1: definir qué necesita cada puesto

El error de arranque es decir «polos para todos» sin pensar en el trabajo real de cada uno. En cocina, la manga larga de un polo resulta incómoda junto al fogón; en sala, un delantal cambia por completo la prenda base. Lo que funciona es hacer una lista por puesto: sala, barra, cocina, reparto y limpieza. Para cada uno, apunta si hace falta manga larga o corta, delantal sí o no, y si la prenda se lleva pegada al cuerpo o como capa exterior.

Esta lista es la que después evita los problemas con uniformes de camareros que no sirven para su turno. Un consejo adicional: en cocina y en tareas con riesgo, distingue entre lo que es un uniforme y lo que es un equipo de protección individual, porque se eligen de forma distinta. El INSST lo explica en su documentación sobre ropa de protección.

Fase 2: elegir tejido y tipo de prenda

Con los puestos claros, toca el catálogo. Y aquí viene el error clásico: decidir por la foto en lugar de por el tejido y el gramaje. Una foto no dice si ese polo aguanta el lavado diario de un restaurante ni si transpira en el paso de una cocina calurosa. En esta fase conviene mirar la composición (algodón, poliéster o mezcla), el gramaje y la gama del modelo, no solo el color que aparece en pantalla.

Es también el momento de pensar en cuántas prendas por persona harán falta. Si el uniforme se lava cada día, la rotación exige más de una unidad por empleado, y eso afecta al cálculo que harás en la fase 5.

Fase 3: comprobar colores y tallas del modelo

Un color puede existir solo en parte de la gama de tallas de un modelo. Si tu equipo va del niño grande al hombre talla grande, hay que confirmar que el color elegido cubre todo el rango. Si no lo hace, toca decidir: un modelo distinto, un color alterno o un modelo que sí lo cubra. Dejarlo para después de estampar obliga a repetir el pedido entero.

Con más de 20.000 referencias entre colores y tallas en el catálogo de Fun Fashion, casi siempre hay una combinación que encaja; el trabajo está en encontrarla antes de cerrar el diseño, no después.

Fase 4: decidir la técnica de marcaje con la prenda

El marcaje se decide a la vez que la prenda, porque la técnica depende del tejido y del uso. El bordado aguanta muy bien el lavado industrial y da un acabado con relieve en polos, chaquetas y gorras, por eso es habitual en uniformes de sala y delantales. La serigrafía funciona bien en tiradas grandes con pocos colores, y el DTF permite logos a todo color sobre algodón y poliéster.

El error típico de esta fase es encargar la prenda primero y pensar el logo después, y descubrir que la posición elegida no encaja con el bolsillo del pecho o que el hilo no contrasta con el color. Si te ayudas del probador de logo en esta fase, verás cómo queda tu marca sobre la prenda antes de confirmar nada.

Fase 5: contar tallas y calcular el pedido

Con prenda, color y marcaje decididos, se recogen las tallas de toda la plantilla, incluyendo a quien está de vacaciones o de baja. La regla práctica: pregunta dos veces, porque siempre aparece la talla olvidada. El pedido se calcula por cantidad, y conviene recordar que los tramos de cantidad abaratan la unidad, así que agrupar sala, cocina y delantales en el mismo pedido suele salir mejor que hacer pedidos separados.

Una aclaración útil para quien empieza: Fun Fashion no fabrica prendas, distribuye las de las marcas de su catálogo y las marca en sus talleres en Madrid. La prenda siempre llega personalizada, y el pedido mínimo parte de 25 o 50 unidades según el producto.

Fase 6: planificar las reposiciones

La última fase es la que casi nadie hace y la que más disgustos evita: pensar qué ocurrirá cuando se incorpore alguien nuevo o se rompa una talla. Guarda el modelo exacto, el color y el fichero del logo, y anota qué cantidades pediste. Cuando el modelo siga en catálogo, la reposición se puede repetir con el mismo marcaje sin repetir todo el proceso de diseño. Si el modelo se descataloga, la lista de la fase 1 te sirve para elegir el sustituto sin empezar de cero.

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Cuánto tiempo pide cada fase y dónde se pierde más

No hay un calendario único, porque depende del número de puestos, de si la plantilla ya tiene claro el estilo y de lo rápido que se cierran las tallas. Lo que sí es constante es dónde se pierde más tiempo: retroceder. Volver de la fase 5 a la 2 porque el color no existía en todas las tallas cuesta mucho más que haberlo comprobado en su momento. En la práctica, el proceso avanza con fluidez cuando cada fase queda cerrada por escrito: la lista de puestos, la prenda elegida con su referencia, la técnica de marcaje y el reparto de tallas.

Cuándo renovar un uniforme ya elegido

Si el problema no es elegir, sino que el uniforme actual envejece mal, el proceso cambia: hay que auditar lo que hay antes de pasar por estas fases de nuevo. En ese caso te puede servir el artículo sobre cómo se planifica la renovación de los uniformes de hostelería por fases, que cubre justo ese escenario.

Y si lo que falla es el calzado del equipo, eso va por otro camino: aquí tienes una guía para escoger el calzado de hostelería más cómodo para tu equipo.

Del proceso al pedido

Cuando las 6 fases están cerradas, pedir es lo más rápido de todo. En la página de ropa para hostelería se resumen las prendas y opciones de marcaje para este sector, y desde ahí se puede pedir presupuesto sin compromiso para el modelo elegido. Si en vez de uniformes lo que buscas es ropa para otro tipo de equipo, la sección de ropa de trabajo cubre otros sectores con el mismo proceso.

Para dar el último paso, el catálogo tiene más de 2.000 modelos y permite buscar por tipo de prenda, color, tejido o gramaje con palabras normales: escribes lo que necesitas, filtras hasta encontrar tu modelo y, con las referencias claras, pides presupuesto para ese modelo.

Preguntas frecuentes

¿En qué fase se decide si el logo va estampado o bordado?

En la fase 4, junto con la prenda. El bordado aguanta muy bien el uso diario y el lavado frecuente en polos, chaquetas y gorras; la serigrafía y el DTF resuelven otros casos según el número de tintas y el tejido. Si se decide a la vez que la prenda, se evita tener que cambiar el diseño del logo.

¿Qué hago si el color que quiero no está en todas las tallas?

Se resuelve en la fase 3, antes de marcajar: se elige otro color del mismo modelo, otro modelo con esa gama de tallas o un color alterno para el puesto que lo necesita. La clave es comprobarlo con las tallas reales de toda la plantilla, no con el equipo que hay ese día en el local.