Cómo funciona un kit de bienvenida para empleados en tecnología, paso a paso

Un kit de bienvenida para empleados en tecnología se prepara en seis fases: definir el encargo, elegir las prendas, validar el logo, recoger las tallas, producir el marcaje y organizar la entrega. Conocer el orden evita las prisas de última hora, sobre todo cuando varias personas se incorporan en la misma semana.

Si quieres partir de la base, en nuestra guía sobre kits de bienvenida para empleados en tecnología explicamos qué incluye un kit. Aquí nos centramos en el proceso real, con plazos orientativos.

Paso 1: definir el encargo y la cantidad

Antes de elegir nada hay que saber cuántas personas recibirán el kit y en qué fechas se incorporan. Es la decisión que condiciona todo lo demás: el número de unidades determina el tramo de precio y la técnica de marcaje que tiene sentido.

Lo habitual es que el departamento de recursos humanos o marketing interno reúna tres datos: la plantilla prevista, el calendario de altas y el presupuesto orientativo. Con eso, el proveedor puede proponer prenda y técnica sin dar vueltas.

Paso 2: elegir las prendas y la técnica de marcaje

En esta fase se decide qué va en el kit. Las camisetas, las sudaderas y las gorras son las piezas más pedidas, pero conviene pensar en el uso real: quien trabaja en remoto agradece una sudadera de calidad, mientras que en oficina encaja mejor un polo.

• Serigrafía: colores sólidos y muy duraderos. Va bien para tiradas medias y grandes con pocos colores.
• DTF: impresión a todo color, útil si el logo tiene degradados o fotos.
• Bordado: hilo cosido, con relieve. Encaja en polos, chaquetas y gorras.

Esta elección se hace con el logo en la mano, porque no todas las técnicas reproducen igual de bien cualquier diseño.

Paso 3: validar el logo y el diseño

El logo se aprueba antes de producir. Lo ideal es un archivo vectorial (SVG o PDF); si solo tienes un JPG o PNG, envíalo en la mayor resolución posible. En esta fase el proveedor revisa el tamaño del marcaje, el número de tintas y las posiciones en la prenda.

Es también el momento de decidir si el kit lleva solo el logo o también el nombre o el puesto de cada persona. Son personalizaciones que se pueden hacer, pero que alargan la producción y hay que tenerlas claras desde el principio.

Paso 4: recoger las tallas

Esta es, en la mayoría de los casos, la fase que más tiempo consume. Recoger tallas de decenas de personas por correo siempre se alarga. Para simplificarlo, muchas empresas usan un formulario sencillo con la talla de cada incorporación y un plazo claro de cierre.

• Pide tallas de hombre, mujer e infantil solo si la plantilla las necesita.
• Recuerda que el pedido se hace por cantidad, no por prendas sueltas.
• Deja un margen para incorporaciones de última hora.

Paso 5: producir el marcaje

Con las tallas y el logo aprobados, comienza la producción en nuestros talleres en Madrid. Es la fase en la que se marca cada prenda, con la técnica elegida. Aquí se nota haber cerrado bien las fases anteriores: los cambios de última hora en esta etapa son los que más retrasan el conjunto.

Paso 6: organizar la entrega

El último paso es decidir cómo llega el kit. Puede recogerse en nuestra dirección de Fuenlabrada (Madrid) o enviarse a cualquier punto de España desde Madrid. Si la plantilla está repartida en varias ciudades, conviene agrupar los envíos por persona y dejar la dirección de cada una anotada desde el principio.

Resumen de la duración total

El proceso completo suele ir de unas pocas semanas a algo más de un mes, según la complejidad del marcaje y lo rápido que se cierren las tallas. La fase de tallas y la aprobación del logo son las que más lo pueden estirar, así que son las primeras que conviene controlar.

Si quieres comparar las opciones de kit antes de decidir, puedes leer nuestra comparativa de opciones de kit según tu plantilla. Y si tu plantilla trabaja en remoto, en cómo preparar kits de bienvenida fase a fase encontrarás los matices de ese caso.

Cuando tengas claros la cantidad, las prendas y el logo, pide tu presupuesto sin compromiso en nuestra página de presupuestos. Antes, puedes subir tu logo y verlo sobre los productos en el probador de logo.

Fuentes oficiales para ampliar: Agencia Tributaria: gastos por donativos y liberalidades (Manual de Sociedades 2025).

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo necesito antes de la primera incorporación?

Depende sobre todo de cuándo se cierren las tallas y se apruebe el logo. Empieza el proceso con margen suficiente, porque las fases de recogida de datos son las que más se alargan.

¿Puedo añadir personas al kit una vez hecho el pedido?

Sí, siempre que el modelo y el marcaje sigan disponibles. Lo más práctico es pedir un pequeño margen de unidades desde el principio para las incorporaciones de última hora.

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